売上を一覧で把握する意味合い

2020年に始まるコロナ禍においては、緊急事態宣言などの影響により、売上が減少している事業者が多くなっています。

それらの影響を軽減するために、国などから補助金や助成金が支給されるという機会が何度かありました。

その際に、ポイントとなるのが、売上がどれぐらい減少しているかを把握することが挙げられます。

私自身が登録確認機関として、一時支援金・月次支援金・事業復活支援金の事前確認の手続きをする際にも、売上が分かる資料の確認をすることがあります。

事前確認の手続きについては、別の記事でも取り上げていますので、そちらをご参照ください。

事業復活支援金の事前確認の依頼について

売上の把握の仕方は業種・業態によって様々ですが、日々の売上は把握していても、それを一覧で把握する資料を元々作成していない、というケースが多々あります。

日々の売上の把握

日々の売上の把握としては、売上日報などが挙げられます。

書式や様式については、手書き伝票、レジから出力、Excel等で作成、システムから出力など様々です。

例えば、飲食店などの売上日報をExcelなどで作成する場合であれば、こうした書式などが挙げられます。

会計的な視点でいえば、金額は必須項目ですが、それ以外の項目については、何を把握したいかによります。

より踏み込んだ経営分析などの手法については、ここでは取り上げませんが、現金売上かそれ以外かぐらいは項目として入れておきたいところです。

ここまでは、何かしらの方法で記録・把握されていることが多い印象です。

月間の売上を把握する

日々の売上は把握しているけれど、月間の売上となると、パッと出て来ないということがしばしばあります。

売上日報を足したもので、この数字です、と金額は把握しているけれども、その内訳が売上日報をめくらないと分からない、というケースもあります。

そうした場合には、まずは月間の売上だけでもExcelなどで売上月報として作成してみるのも一つの方法です。

例えば、飲食店などの売上月報をExcelなどで作成する場合であれば、こうした書式などが挙げられます。

入力するのが手間であったり、そんな時間はないということもあるかもしれません。

しかしながら、その日の終わりか翌日の朝などに1日分だけ入力するのであれば、1回に1行だけなので、10分もかからない手間暇でしょう。

売上日報もExcelで作成していて、売上月報に連動させていれば、売上日報を入力すると、自動的に売上月報が作成されることになります。

システムを利用することに抵抗がないのであれば、Airレジなどのクラウドシステムにレジ入力していくだけで、これらの日報・月報の情報が自動的に集計されるので便利です。

どんなシステムを利用するにしても、集計したい項目など根本的な考え方は同じなので、そこを明確にしていけば、最新のシステムなどでも応用が利くようになります。

大事なことは、月間の売上金額等の把握と１日ごとの売上金額等の把握を一覧で見れるというところにあります。

年間の売上を把握する

年間の売上となると、確定申告のために作成する決算書で把握するケースが多いでしょう。

１年に１回は確定申告があるので、このタイミングで月別と年間の売上を把握していることが多いかもしれません。

こうした処理についても、これまで見てきた売上日報・月報の積み上げの結果として集計するとより把握しやすくなります。

例えば、飲食店などの年間売上をExcelなどで作成する場合であれば、こうした書式などが挙げられます。

これを手動で入力するとしても、月に１回1行入力するだけなので、大きな手間とはなりません。

売上月報をExcelで作成していて、年間売上に連動させていれば、売上月報を入力すれば、自動的に年間売上が作成されることになります。

年間売上を月別に把握できる資料があれば、色んな場面で活用することが出来ます。

最初に挙げたコロナ対策の補助金・助成金の申請時も利用することが出来るでしょうし、通常の場合でも経営状況の把握の情報の一つとして活用することが出来ます。

確定申告書の月別売上などにもそのまま使えたりもします。

今回は、会計的な視点での集計に焦点を当てて取り上げてみましたが、それだけでも今まで見えていなかった全体像を可視化出来るなどのメリットはあるでしょう。

ここから、更に踏み込んだ経営分析などにも利用できるように工夫していくことになります。