思い付きをメモすることの癖をつける

人間の記憶には限界があります。情報が溢れている今の世の中においては、情報の峻別をしながら、効率よく記憶と記録を使い分けて、上手く付き合っていく必要があります。

学生時代は、勉強に主眼をおいて記憶をしていくことが出来るので、記憶力が良いとされる年代であることも相まって、それ程工夫をしなくても何とかなる部分が多いかなと思います。もちろん、勉強においても競争が前提となるので、効率よく勉強していく方法を身に付けながら戦っていく必要がありますが。

社会人となり、仕事を進めていく中では、勉強していきながらも、業務に支障がないように進めていくことが必須となります。情報が多くて、その優先順位を決めて、業務を進めていくことになりますが、全てを記憶しておくことはなかなか難しいかなと思います。だからこそ、色々なことを記録していくメモが重要となります。

今回は、私自身もまだまだ試行錯誤しているところですが、メモの仕方やその効用について、現時点での考え方についてまとめておきたいと思います。

メモの試行錯誤

社会人となって、初めての業務を進めていくときには、慣れないこともあり、いくらマニュアルがきっちりあったとしても、そのマニュアルに書かれている意味合いの理解に追われてしまうことが多いのではと思います。

その際には、マニュアルが紙である場合には、自分の理解を助けるためにメモを書き足していくことになります。そうすることで、その紙が自分なりのマニュアルになって、次同じことを行う場合には、ミスを減らしたり、時間を短縮することが可能となります。

しかしながら、全ての業務にマニュアルがあるということはなく、口頭で伝えてもらうことも多々あります。その際には、こちらで独自にメモをしていく必要があります。

最初にメモをしていくのに使っていたのは、よくあるビジネス手帳でした。カレンダーのページだとスペースが限られており、丁寧に小さい文字で書かないと上手くスペースに収まらないので、素早く書こうとすると文字が大きくなり、スペースが足りず、続きをフリーページに記載したりして、情報が色々な箇所に散らばってしまい、後から見直すのに見にくくなるので、なかなか上手く使いこなせませんでした。

次に試したのが、一つのノートに日記のように時系列に綴っていくというものでした。当時の上司がされていた方法で、過去に記録されたものが何冊もあって、それを見直して、去年の今頃していたことなどをチェックして、業務の流れを確認されていました。

1年間の業務の流れが実績として記録されているので、業務の取り掛かりの時期などが具体的に確認できたり、過去の失敗などから改善策を導くことが出来るので、有効な手段とはなります。しかしながら、時系列という切り口になるため、特定の業務を取り出して確認したいときには、その箇所を探し出すのに時間を要することがあり、非効率な部分もあります。ある程度、ルーチンワークとなる業務が多い場合には有効かなと思います。

最初に勤務していた会社では、経理業務が主であったので、時系列の流れを掴むことで有効な手段となったのですが、税理士事務所に転職してからは、時系列にプラスして担当するクライアントごとの個別事情を勘案したメモというものが必要になりました。

そうなると一つのノートでは限界が出て来るので、担当するクライアントごとのノートを作るようにしていきました。税理士事務所では、直接クライアント先に訪問しての監査業務と会計処理を行う入力業務というのが主な業務だったのですが、その内容をクライアントごとののノートにメモしていくことで、質問を受けたり、提案した内容について、時系列に記録が残るので、効率的な方法かなと思います。
ノートを選ぶ際にも、メモとして使えるようにミシン目があってすぐに切り離せたり、ページの左側に線が引いてあり、日付を書くスペースがあるものなど工夫して選んでいました。

こうやって方法論を書くのは簡単ですが、実際にメモをしていくと、実はとても大変です。クライアントと対面してお話しながら、メモをしていくというのはなかなか出来るものでもなく、終わってからまとめて書こうと思っても、書くのに時間がかかり、内容を必要以上に省いてしまったりで、運用していくのはなかなか難しいものでした。

そもそものお話になりますが、素早く手書きでメモしていくということが苦手なところもあり、後でまとめていくのも手書きとなると2度手間のようになり、書き直しもしにくいところがあるので、積極的にメモしていくということが億劫になってしまい、なかなか定着しませんでした。

一時期は、移動時に持っていくノートも嵩張るので、フリクションボールペンで書いて、スマホでデータ化した後に、消して何回も使えるというノートも使っていたのですが、手書きというのがネックになり、上手く使いこなせなかったです。もちろん使いこなしている方は多くいらっしゃいますので、私の問題ですが。

今使用している方法

手書きがネックとなることを痛感しましたので、データで入力していくことが自分には合っていると思い、システムで対応出来るものを探すことにしました。

条件的には、特定の端末に依存しないで手軽に入力できるものがいいかなと考えていました。手書きに代わるものとして考えた時に、パソコン端末からしか入力出来ないとなると、結局時間が経ってからまとめて入力することになり、メモすること自体を失念する可能性があるので、それは避けたいなと思っていました。

そこで、候補として考えたのは「Evernote」でした。以前からそういったシステムがあることは知っており、実際に使っているという方のお話もお聞きしたことがありましたが、何故かそれまで紙のノートの代わりに使えるという発想に結びついていませんでした。

組織で業務を行う場合には、報告という業務があり、ある程度はシステムを使った記録の方法があるため、そこに縛られていたからかもしれません。税理士として独立開業するにあたり、そういった仕組みを自分で考える必要が出て来たからこそ、色々な方法を模索した結果として結びついたのかもしれません。

Evernoteについては、その使い方など有用な情報がネットで提供されているため、詳細な使い方はここでは記載しませんが、紙のノートのように入力された情報が電子的に蓄積されること、修正・追加が簡単に出来ること、メモと一緒に画像や関連するファイルを添付しておけることなどがメリットと感じています。また、パソコン、スマホ、タブレットからも同じ情報にアクセス可能となるので、場所を選ばないことも重宝しています。

アップロードする容量や1つのアカウントで利用できる端末数など制限はありますが、無料のベーシックプランでも十分使えるので、とりあえず試しに使ってみるというのもいいかもしれません。

メモの効用

Evernoteを使うようになってから、業務のメモをじっくり記録することも便利になりましたが、スマホからでも手軽にメモが出来るようになったので、思い付いたことをメモ出来るようになりました。

机に向かって、じっくりと考えてアイデアを出すこともありますが、煮詰まってしまうことも多く、なかなか前に進まないことがあります。業務で煮詰まっていることやこのブログの内容もそうですが、歩きながらだったり、走っていたりするときに、パッとアイデアを思い付くことが多いです。その時に、立ち止まってスマホを取り出して、メモするようにしています。

ポイントは、これが有効かどうかなどあまり深く考えずに思い付くままにメモするということです。その発想自体があれば、後で膨らませていくときにもそのきっかけとなり、十分有効です。誰でもそうだと思うのですが、案外、いいことを思い付いていることが多いのに、メモせず忘れてしまうことで逃しているチャンスが多いのではないかと実感しています。

おわりに

私だけかもしれませんが、じっとしてそのことだけを考えるということがあまり得意ではありません。学生時代も、難しい数学の問題を考えるときも、家の時は部屋の中をウロウロしながら考えることが多かったです。その流れで、考え事をするときには、動きながらの方が集中出来る気がしています。

どんなことでも絶対的な正解というのはないのかなと思います。自分にあった方法というのを試行錯誤しながら見つけていくことが大事だと思います。まだまだこれで完璧ということはないので、これからも試行錯誤しながら、色んなことに取り組んでいければいいなと考えています。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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プロフィール写真 税理士 藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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