ひと呼吸置いた仕事の進め方

税理士として独立開業して、１年が経ちました。新しい環境・体制で、１年を通した仕事の流れをひとまず経験することが出来ました。しかしながら、仕事の進め方については、日々試行錯誤をしながら、もっと最適な方法がないか模索している最中でもあります。

これまで自分なりに考えてきた仕事の進め方について、振り返りを含めて、まとめてみました。

作業とチェックを分ける

税理士として独立開業してからは、基本的には仕事を一人で完結させる割合が圧倒的に増えました。そのため、以前の税理士事務所など組織で働いていた時と仕事の進め方を変えざるを得ない部分があります。その辺りのバランスについては、以前の記事でも取り上げています。

記帳する・チェックする・資料を作るのバランス

これまでは、業務を複数人で分担して行っていたことを一人で行う場合、単純に作業量として増える部分があるので、作業時間も合わせて増えることになります。それまで、一つの担当先について、午前中で終わっていたことが、１日あるいは数日かかるようになることもあります。

しかしながら、一人で完結させることで、時間短縮となる場合もあります。例えば、作業を分担している場合、お互いに業務内容について確認すべきことがなければ問題ありませんが、いくつか確認事項があったりすると、質問などを別の人に伝える必要があります。自分では当たり前のことでも、相手にとっては当たり前ではないことというのは往々にしてありますので、伝え方を考えるという時間も出て来ます。投げ掛けた質問に対しての回答を待つ必要もあります。

一人で完結させるとなると、そういった相手とのやりとりは省略されるので、その分時間短縮となります。

これは私のだけの問題かもしれませんが、１日中同じようなことをやり続けると作業に飽きてしまったり、その日の内に全てを終わらせなければというプレッシャーのようなものを勝手に感じて、時間が押し迫ってくると、処理を省いてしまったり、確認が疎かになってしまいがちです。

そんな時には、業務を分解して、違う担当先の業務を組み合わせるようにしています。今日は担当先Ａの入力処理と担当先Ｂのチェックを行うなど担当先を変えるだけでなく、業務内容も違うものを選ぶようにしています。

予定の把握と実行を分ける

業務の組み合わせを変えながら、出来るだけ新鮮な気持ちで、集中して業務に取り組めるようにする工夫が必要となります。業務を組み合わせて１日のスケジュールを考えるということは、ある程度事前にスケジュールを組んでおかないと実現することはできません。

私の場合は、最初から出来ていたわけではありませんが、開業してから１年掛けて、スケジュールの組み方もまた試行錯誤してきました。タスク管理の方法の書籍など色々と読んだりもしていますが、未だにピッタリとハマる方法は見つかっていません。

今は、業務が発生したら、グループウェアのスケジュールに、処理予定日を仮にでも決めて、業務内容と見積時間数を直接登録するようにしています。基本的には、５分以内で登録するようにし、見積時間などがパッと決めれない時には、とりあえず近い日付で１時間ぐらいの予定として登録して、検討する時間という枠を確保するようにしています。

その上で、仕事を始める朝一番に、事前に登録された業務の見積時間数の枠を、何時から何時までというように実際のその日のスケジュールに当てはめる作業をしていきます。

タスク管理の方法論としては、すぐ出来ないタスクは一カ所にまとめていき、翌日に処理の予定を振り分けるというのがスタンダードのようでしたが、一旦どこかに貯めて、それをまた振り分け直すというのが、どうしても自分に馴染まず、今の形で落ち着いています。

気を付ける点として、業務をスケジュールに登録するときには、発生したその日には登録しないようにしています。あらかじめ、その日のスケジュールは決めてあるので、そちらを優先することを基本にしています。

もちろん、基本的な取り決めなので、急ぎの場合であったり、５分以内のすぐ終わることなどについては、すぐに対応することもあります。その辺りは、あまりガチガチに取り決めしても、余計に効率が落ちることもあるので、ある程度は緩く運用しています。

悩んだときは一晩おいてみる

仕事を進めていく上で、業務内容について、分からないことや処理の方法で迷ったり、業務が滞ってしまい予定通り終わらないこともあります。開業する前の勤務時代には、仕事に追われていたこともあり、その日に完結させてしまわないと、別の業務に影響が出てしまうことも考えて、無理して残業してでも終わらせようすることが多かったです。

その時でも、結局一晩おいて、翌日考えてみると、すんなり解決方法が見付かることもあります。やはり疲れている時には、思考が鈍ってしまい、効率が落ちているのでしょう。それでも、組織で働いていれば、他の方からアドバイスをもらったり、一緒に解決方法を考えたりしてもらえることもあるので、何とか仕事が回っていたのだと思います。

開業してからは、同業者同士の繋がりもあって、情報交換もしていますが、相手の状況が分からない中、気軽に連絡するというのもなかなか難しい部分はあります。そのため、悩むときには、ダラダラと時間を掛けるのではなく、翌日に改めて考えるということも必要です。仕事を先延ばしにするというよりは、再検討の時間枠を翌日にスケジュールするという感覚で、仕事が終わらなかったとマイナスに感じる必要もないのかなと思います。

おわりに

開業してからは、この「ひと呼吸置く」ことは常に意識するようになりました。このブログもそうですが、内容を考える・文章を書く・チェックする・投稿する、ということを分けて行っています。それでも、誤字脱字など避けられないものはあるかもしれませんが、出来るだけ間違いの少ないものがお届けできるかなと考えています。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！