Dropboxのアカウントがない相手からデータを収集する

対面で実際にお会いして、必要な資料を目の前で見せたり、見せてもらったりしながら話を進めていく。これをオンラインミーティングで行う際には、必要な資料をデータで共有することが必須となります。

日常的にやり取りがある、定期的にやり取りがある、こういった場合には相手のこともある程度は分かっているので、データを共有するためのツールを事前に検討したり、使うサービスのアカウント登録などをお願いすることが出来ます。

しかしながら、スポット的に行う業務で初めてやり取りする、その後のやり取りはない。こういった場合には、データの共有について工夫が必要でです。

メールにデータを添付してもらうという方法もありますが、データ容量やデータ数によっては上手くデータの共有が出来ない場合もあります。

今回は、Dropboxのファイルリクエスト機能を使って、データを送る側にDropboxアカウントがなくてもDropboxでデータを共有する方法についてまとめてみました。

これらの情報は、2021年5月10日現在の状況となりますので、最新情報は、リンク先の情報等を合わせてご確認下さい。

Dropboxの共有機能

クラウド上でデータを共有する方法は複数ありますが、今回はDropboxを取り上げていきます。

Dropboxでデータをやり取りする場合には、基本的に全員Dropboxアカウントの登録が必要となります。

Dropboxアカウントでログインすることで、データファイルだけでなく、フォルダを共有することが出来るので、そのフォルダにデータをアップロードすることで、相手もデータをダウンロードするなどして、利用することが出来ます。

Dropboxホームページ
Dropbox ファイルやフォルダを共有する

 

Dropboxアカウントがなくても、データを提供したい側がDropboxアカウントを利用していれば、共有したいフォルダやファイルのリンクを作成して、閲覧権限を付けて相手に送ればデータを利用してもらうことが出来ます。

 

しかしながら、Dropboxアカウントがない(上図のB)からデータをアップロードすることは出来ません。

Dropboxのファイルリクエスト機能

Dropboxアカウントがない人からDropboxを使ってデータをアップロードしてもらう方法として、Dropboxでは「ファイルリクエスト機能」が用意されています。

Dropboxホームページ
Dropbox ファイル リクエストを使用して他のユーザーからファイルを集める

 

こちらもデータを受け取る側がDropboxアカウントを利用している必要はありますが、データを送る側はDropboxアカウントの登録は必要ありません。

データを受け取る側の設定・操作

ファイルリクエストの流れについて、説明していきます。

まずはデータを受け取る側(下図のA)で設定していきます。

Dropboxホームページ
ファイル リクエストを作成する方法

(↓説明)

 

(↓画面)

 

(↓説明)

  

(↓画面)

 

(↓説明)

  

(↓画面)

 

作成したファイルリクエスト用のフォルダが追加されます。

データを送る側の操作

次にデータを送る側(下図のB)でデータのアップロードをしていきます。

 

上図の「A」からファイルリクエストを送信すると、「B」にメールが来ます。

 

「ファイルをアップロード」をクリックします。

 

「ファイル追加」をクリックして該当データを添付又は該当ファイルをドラッグします。

 

アップロードするデータが問題なければ、「アップロード」をクリックします。
後で追加でデータをアップロードすることも出来ます。

 

アップロードが完了すると、メールでアップロードしたデータの情報が通知されます。

 

これで送る側の操作は完了です。


ちなみにデータがアップロードされると、受け取る側のファイルリクエストフォルダに送信データの情報が表示されます。

おわりに

Dropboxでデータを共有する方法については、広く知られているところです。しかしながら、いざ共有したいとなった時に、個別事情で設定・操作方法に工夫が必要な場合があります。

ここでは一事例ですが、ピッタリ当てはまる方の一助となれば幸いです。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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