マルチディスプレイの画面は多い方が効率的？

仕事で初めてパソコンを使ったときには、全てが最新のような感覚でワクワクしたことを覚えています。

そこから当たり前のようにパソコンを使っていますが、同じような感覚を持ったのは、マルチディスプレイが導入されて複数画面で作業が出来るようになった時でした。

マルチディスプレイの導入で仕事の効率があがる部分はありますが、その運用について思うところを取り上げてみました。

一つの画面で操作するとき

業務の内容にもよりますが、資料などを作成する際には、何かしら参照しながら行うことが多いでしょう。

例えば、税理士事務所で記帳代行を行っている場合。

通帳コピー、領収書、請求書などの資料を紙で預かっている場合には、それらの資料を見ながら会計データの入力を行うこととなります。

デスクに資料を広げて、それを見ながら入力作業を進めていく。効率化という観点で言えば、改善の余地はあります。

まずは紙の資料があることで、物理的な資料の授受が必要であり、保管などの管理業務が発生してきます。それらに付随して、紙の資料の移動という手間が毎回かかります。

取っ掛かりとしては、紙の資料のデータ化から始めてみるのもひとつの方法です。どの資料をどこまでデータ化するのか、決めるべきことは色々とありますが、まずは今処理しているものから始めてみることも大事です。

紙の資料のデータ化が実現出来れば、そのデータを見ながら会計入力することが出来ます。

ここで問題になるのは、データ化された資料と会計データの入力をする会計ソフトを表示させるのは同じパソコンの画面となることです。

これまでは机に並べた紙の資料を見ながら、パソコンの画面に表示された会計ソフトでデータ入力することが出来ました。

それが、同じ画面で表示させるため、表示させるウィンドウ画面を切り替えるかそれぞれの画面を小さくして並べる必要が出て来ます。

慣れの問題もあるかもしれませんが、業務効率が落ちる場合もあります。

２つの画面で操作するとき

最近のパソコンでは、画面の拡張機能というものがあり、画面を２つ以上で使用することが出来ます。

この機能を使えば、前項の問題はある程度解消出来ます。

必要なデータを２つの画面に分けて表示させれば、机に並べた資料のように画面で確認することが出来ます。

２つの画面間のウィンドウの移動は手間ですが、ショートカットキーを利用することで、その手間は軽減されるでしょう。ショートカットキーについては別の記事で紹介しています。

マルチディスプレイ（２画面）で操作する時に便利なショートカットキー

こう考えれば、2020年に始まる新型コロナウィルス感染症の影響で急速に普及してきたリモートワークを行う場合にも大いに活用出来るでしょう。

画面が多ければ効率的？

マルチディスプレイを導入する場合、多くは２画面であることが多い印象です。設置する場所の制約などもあり、２画面としていることが多いのかなと思います。

技術的には３画面以上でもマルチディスプレイとして利用することは可能です。

それでは、マルチディスプレイの画面は多い方が効率的なのでしょうか。

必要な資料を画面を切り替えることなく、一度に閲覧出来るとなると、一見効率的なようにも見えます。

しかしながら、人が一度に把握出来る情報というのは限られており、余程秀でた能力がなければ、複数の情報を効率的に使いこなすことは難しいでしょう。

先の例で挙げた会計データの元となる通帳コピーの場合、３つの口座があって、それらの紙の通帳コピーをデータ化したとします。

そのデータを３つの画面に同時に表示させたとしても、会計ソフトへの入力というのは同時に出来ません。ひとりの人が処理するのであれば、一つづつ入力していくしかありません。

この場合には、紙の資料をデータ化するという視点ではなく、紙資料となる前のデータをデータとして取得することが出来ないかということを考える方が有用です。ネットバンキングからCSVデータをダウンロードする、クラウド会計などで直接口座データを取り込むなど。

これはあくまで一例であり、業務の効率化の内容はその都度精査して、検討していくことになります。一概にこれを導入すれば効率的になるということはあまり多くありません。

業務の内容を具体的に見て考える、当たり前のことですが、初心に立ち返って、しっかり問題に向き合うということが大事なのかなと思います。