保留事項を忘れないためのひと工夫

「確認次第また連絡します」と言われてから、連絡が全然ない。こちらから連絡してみると、「まだ確認中で・・・」とのことで、翌日に確認が出来た旨の連絡が入る。

こういったことに遭遇することはたまにあります。全てのことが、その場で解決出来て、保留事項がないのが理想ですが、なかなか実現は難しいところです。

今回は、自分への戒めも込めて、保留事項を忘れないための工夫について考えてみます。

その場で解決するための工夫も必要

外出先など、普段と違う環境においては、その場に持ち合わせていないものが多くなりがちです。

仕事であれば、確認したい資料が会社にあるので、その場で解決出来ずに、会社に戻ってから後で連絡しますという場合があります。

こういった保留事項が増えてくると対応が漏れてしまうこともあるので、忘れないための工夫が必要になってきます。

忘れないための工夫ももちろん大事ですが、その前段階として、その場で解決するための工夫をしておくことも重要です。

内容的にその場でパッと回答することが出来ない場合には、一旦持ち帰って、じっくり取り組むこともありますが、手元に資料がないだけで、見ればすぐに解決出来るといった場合には、システムなどを活用して取り組むことも有用です。

社内で必要な資料はデータ化して、管理しておく。そのデータを社外からでもパソコン等を利用して閲覧出来るようにしておく。こうすることで、外出先からでも社内にいる環境に近い状況を作り出すことが出来ます。

資料等のデータ化については、いきなり全てをペーパレス化するとなると、なかなか普及が進まないところがあるので、必要なものから、これから出て来る資料からなど、走りながら進めていく方がよいかなと思います。

この辺りの方法については、別の記事でも紹介しています。

資料の保管方法でひと手間減らす

 資料の提供の仕方でひと手間減らす

社外からデータを閲覧する方法についても、社外からアクセス出来るように大掛かりなシステムを導入するとなると、時間も費用もかかるので、取っ掛かりとしては遠隔操作から入るのもひとつの方法です。

Chromeリモートデスクトップの遠隔操作でひと手間減らす

 TeamViewerでリモートワーク！接続元ＰＣ側もマルチディスプレイ環境で操作するには

 リモートワークのために遠隔操作専用のパソコンを導入してひと手間減らす

保留事項を一元管理

その場で解決出来ることを増やすことで、保留事項を極力減らしていく。それでも、保留事項は出て来るものです。

この段階になってから、保留事項を忘れないための工夫を考えていくと、より効率的です。

タスク管理の手法などでよく取り上げられているのは、保留事項のようなタスクを分類・リスト化して記録していくというものでしょうか。

思い付いた時に、サッとメモしておき、後でそのメモを整理して一元管理して、タスクとしてこなしていく。

実際にこうした方法で、劇的にスケジュール管理が一新され、成功している方もおられるでしょう。

方法そのものの良し悪しということはなく、向き不向きの問題ではあるのですが、私の場合は、定着させることが出来ませんでした。

一番ネックだったのが、タスクのメモを整理して一元管理して、スケジュール管理に落とし込むというところでした。

私が上手いこと自分に合うシステムを見つけらなかったということでもあるのですが、「タスクをメモする」→「スケジュールに入力する」という工程がどうしても２度手間のように感じてしまい、続かなかったというところです。

この辺りについては、別の記事でもまとめています。

言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

保留事項をメモする際のひと工夫

私自身もまだまだ全ての保留事項を補足出来ているわけではありませんが、以前に比べればうっかり忘れていたということは減ってきています。

ポイントは保留事項があることを認識する仕組みというところですが、その方法についていくつか取り上げてみます。

・無理に一元化しない
保留事項が発生する状況は様々です。

対面で話をしている時、メールが来たとき、電話で話しているとき、SNSを見ているときなど。方法論としては、情報はバラバラにせず、一元管理する方が効率的である、ということが王道でしょう。

しかしながら、その情報を一元化するために、内容をいちいち入力し直すのは手間が増えるという場合もあります。

対面や電話で話していた場合は、自分で一からメモを起こす必要があるので、メモするツールを統一する方がいいとは思います。

・メールは受信トレイなどに残す
普段メールはGmailを利用しています。場所を選ばず、パソコンやスマホなどどこでも確認出来るので、私の場合は必ず毎日メールをチェックしています。

こういった場合には、メールで発生した保留事項は、その内容が書かれたメールを受信トレイに残すようにしています。対応が終われば、受信トレイから移動させる。

考え方によっては、受信トレイは毎日リセットして、保留事項はタスク管理に記録した方が効率的という場合もあるでしょうが、私の場合は転記等の手間を勘案して、今は受信トレイに残す運用としています。

・保留事項は直接スケジュールに落とし込む
状況にもよりますが、保留事項が発生したら、スケジュールの日付を決めて直接入力するようにしています。そんな悠長にメモする時間は取れないのでは？というご意見もあるかもしれません。

打合せ中で、その場でメモ出来なかったとしても、終わってからメモすることは出来ます。スマホでメモ出来るようにしているので、時間や場所の制約は軽減されています。

打合せが長くて、後からだと忘れてしまう、数が多くてメモし切れない、ということもあるかもしれません。そういった長時間の打合せなどであれば、パソコンを利用することを了承いただくようにし、その場でメモするようにしています。

おわりに

不思議なもので、タスクとしてのリストが溜まっていくとそれが日常風景となり、スルーしてしまいがちですが、その日のスケジュールとして組み込まれると嫌でも何でもとりあえずやってみるという気持ちになります。

きっかけという意味では、やり方は人それぞれなので、自分に合ったものを見つけるということが大事なのかなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！