事前に動くことでより丁寧な仕事を心掛ける

仕事の進め方は色々とありますが、出来るだけ丁寧な仕事を心掛けたいと思うところです。

誰しもが、適当な仕事をしたい、雑な仕事をしたい、と積極的に思うことはほとんどないでしょう。
ただ、その時々の状況によって、結果的に思うように仕事に取り組めなかったということは起こり得ます。

まだまだ自分自身も完璧に実行出来ているわけではありませんが、事前に動くために心掛けるべきことについて、自戒の意味も込めて、まとめてみました。

スケジュールに余白を持たせる

仕事に追われている感覚だと、精神的にも余裕がなくて、じっくり考える時間というのは持ちにくいことになります。

仕事量そのものが多い場合はもちろんそうですが、それ程仕事が詰まっていないときでも、何故か余裕がないということがよくあります。

原因は様々あるでしょうが、私の場合は、自分で決めた予定が思ったよりも時間がかかったり、ちょっとしたイレギュラーで、その日のスケジュールが押してしまうなどなど。

スケジュール管理・タスク管理については、どこまで細かく実行するかというので色んな方法がありますが、私の場合は、仕事の予定については、その日の朝一番に、終業時間までの予定を時間単位でクラウドのカレンダーに入力しています。

例えば、
09:00 – 10:00　A社〇報告資料作成
10:00 – 11:00　来社：B社〇様
11:00 – 12:00　訪問：C社〇報告
・・・
というような形です。

あくまで予定なので、隙間なく時間を埋めるようにしていました。実際に、その予定が終われば、実績値として、時間を修正して、今後の予定時間の目安とするというような流れです。

こうしてみると、上手く機能していて、問題なさそうにも思えますが、実は精神的な余裕がないことが頻発していました。

予定が隙間なく入っていることで、時間をきっちり管理出来ているように錯覚してしまいますが、実際は少し時間をオーバーしてしまったり、ちょっとした電話や来社や買い出しに行くなどがあったりで、予定通りに進まないことの方が多いです。

予定時間と実績時間がズレれば、その都度修正すればいいのですが、精神的には仕事が遅れていっているという感覚がずっと付きまとっていて、仕事が詰まっているわけではないのに、余裕がないなと思う日がよくありました。

たまたま、時間管理についてのセミナーを受ける機会があり、そこで得られた空き時間を作るという考え方を知って、実行してみることに。

その辺りの経緯については、別の記事で取り上げています。

「仕事の段取りと時間管理術講座」を受講してこれから実践すること

スケジュールに余白を作ることで、精神的にも余裕を持って、仕事に取り組めることが多くなってきました。

その日に出来ることは限られていること、予定が詰まり過ぎないようにすること、をより強く意識することで、一つ一つの仕事に掛ける時間を確保出来て、より丁寧に向き合えるようになってきたと感じています。

カレンダーにメモする

やらなければいけないことを忘れていて、直前になってバタバタと対応する、ということは避けたいものです。

全てのことを漏れずに完璧にこなすということは難しいかもしれませんが、ポイントは出来るだけ多く押さえておきたいところです。

いわゆるタスク管理というものになりますが、方法論や実際の運用方法は色々とあるので、自分にあったものを見付けて実践していくことが必要となります。

私の場合は、タスクを書き出して、優先順位を付けて、日々管理しながら、スケジュールに落とし込んでいくというのが、なかなか続かず。タスクを管理するというタスクが増えるなど、続かない要素があったのかもしれません。

何とか試行錯誤して、スケジュール管理しているカレンダーに直接書き込むということを基本にして、仕事の漏れがないように管理するようになりました。

その辺りの経緯などについては、別の記事でも取り上げています。

言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

まだまだ課題はありますが、以前に比べれば、これを伝えるのを忘れていた、直前になって思い出してギリギリの処理になってしまったということは、ほとんどなくなったように感じています。

もちろんシステムに登録したからといって完璧というわけではないので、感覚的に把握しておくということも大事です。

自動化に頼り過ぎてもいけない、感覚も大事にする

基本はすぐ対応しない

クラウドシステムの普及などにより、情報に手軽にアクセス出来るようになりました。

事務所など拠点としている場所でパソコンを使わなくても、外出先などで、スマホやモバイルパソコンでメールを見れたりするのは、今では当たり前とも言えます。

しかしながら、いつでもどこでも情報が見れるのと、それにすぐ対応するのとは、また別の話になります。

外出先で仕事のメールが来た場合。すぐに見て、対応出来る状況であればいいのですが、外出先であれば、別の仕事がある場合が多いでしょう。

そうすると、今の仕事を中断してメールに対応するか、後でそのメールに対応するか判断することになります。

仮に、後でそのメールに対応するとしても、内容を見てしまうと、気になって、今の仕事に集中できなくなることもあります。

時と場合にもよりますが、メール等については、すぐ対応しないようにすることを基本としています。

こう書くと、何だか一旦無視するとしているようで、嫌な感じですが、すぐ対応しないというよりも常にメール等をチェックしていないので、すぐ対応出来ないというのが正確なところでしょうか。

メール等の内容を確認して、対応すべきことであれば、カレンダーに対応する日時と内容を書き込んで、そのスケジュールに沿って仕事を進めていくというような流れです。

もちろん、例外はあって、対応にかかる時間が5分未満であれば、すぐに対応するようにはしています。

ただ、この辺りは内容や相手の方の状況などによるところも大きいので、最初はお互いの感覚を掴むため様子見が必要となるでしょう。

こうしたあらかじめ決めた予定以外のイレギュラーについても、事前に対応する方法を考えておくことで、後でじっくり丁寧に取り組むことが出来るようになります。

おわりに

余裕を持って事前に取り組むことは必要というのは共通認識かもしれません。そうは言っても、仕事が詰まっているのだから、そんな悠長には出来ないということもあるでしょう。
ただ、事前に取り組むことで自分の思うような仕事が出来る、余裕がないことで思うような仕事が出来ないのがダメだと感じているのであれば、環境を変えてでも取り組むべきことなのかもしれません。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！