自動化に頼り過ぎてもいけない、感覚も大事にする

早朝の時間を有効活用するべく早起きして、スケジュール管理を細かくして、仕事を効率的に進めようと、使えるシステムを積極的に試したりと、ある程度の期間継続して続けられているので、ミスやうっかり忘れなどは減っていると自負していました。

先日、気が抜けていたり、油断していたわけではないのですが、期限のある仕事がスケジュールからすっかり抜けていて、ヒヤリとしたことがありました。

今回は、原因を確認しながら、自戒を込めて振り返っておきます。

スケジュールはすぐ登録

仕事の予定でも、プライベートの予定でも、スケジュールのシステムに登録して管理しています。その辺りの内容は別の記事でも何度か取り上げています。

偶然出来た空き時間も有効活用する

小さな達成感を積み上げる

表に出ているスケジュールだけがスケジュールではない

使い分けとして、
仕事用・・・MyKomonグループウェア
プライベート・・・Taskuma(たすくま) –TaskChute for iPhone
としています。

基本的には、日時が決まったスケジュールだけでなく、やるべきこと・やっておきたいことなど、日時が決まっていない予定も一旦タスクとして登録しておくようにしています。その辺りの経緯などは別記事でもまとめています。

言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

随時発生するタスクを全て手動で登録していくのは手間でもあるので、毎日・毎週・毎月など定期的に行うタスクについては、それぞれのシステムにあるリピート機能を使って、自動的に登録されるようにしています。

MyKomonホームページ
グループウェアのご案内

 

 

Taskumaホームページ
リピート詳細

抜けが起こった原因

仕事で行うタスクとして、毎月10日が期限のものがあります。
その場合、スケジュールに余裕を持っておくため、タスクを処理するのを前月の月末近くとしています。

スケジュールとしては、MyKomonで「毎月30日」の繰り返しとして、登録していました。

前年の4月ぐらいから始まったタスクだったのですが、これまで特に問題はなし。

つい先日3月10日の業務が終わって、片づけをしている時に、ふと嫌な予感がよぎりました。

あの10日の処理やってたっけ?

慌てていつも処理しているフォルダを確認すると、処理した形跡がない。スケジュールを見てみると、前月の予定に登録がされていない。

とりあえず、予定が登録されていないことは置いておいて、すぐに処理を進めました。

当日の夕方ぐらいの時間帯に気付いたので、特に期限に遅れることはなく、無事処理は終わりました。

処理完了した旨の連絡など定期連絡をした後に、なぜスケジュールが抜けていたのか検証することに。

原因はすぐに分かりました。

「毎月30日」に繰り返し登録としていましたが、2月は「30日」がないため、タスクが登録されていなかったという単純ですが、当たり前といえば当たり前のことでした。

これからの対策

今回の一連の件で、最初に思ったのは、システムで自動化していても万能ではないということを改めて感じた、ということでした。

スケジュールをシステムに登録しているといっても、抜けることがあり、頼りすぎるのも怖いなというのが正直なところです。

ただ、それでシステムは使えない、自動化なんてミスが起こるから、手帳などアナログな管理に戻そうという発想にはならず。

むしろこちらの指示を忠実に守っていたということが実感出来て、指示したことに対してミスがないという安心感を持つことが出来ました。

言ってしまえば、今回のケースはシステムが悪いのではなく、私の指示の仕方が悪かっただけです。

「毎月30日」ではなく、「毎月25日」にする、「毎月末」にするなど2月は日数が少ないことを想定しておくことが出来たはずでした。

もちろん、「毎月30日」を繰り返し登録する時に、「2月は30日がないので登録されません・・・」のような警告メッセージが出れば助かると思わなくはないです。

ただ、そういったことまでシステムでカバーしようとすると、仕組みが複雑になったりして、使用者側で設定する項目が増えたりするので、より管理が煩雑になっていくかもしれません。出来るだけシンプルに管理したいというのが理想ですので、あれこれもと欲張らなくてもいいかなと。

システムを使った自動化となると、使用者側の手間暇が減るということが前提ではあります。ただ、必要な手間暇まで省いてしまおうとすると、弊害が起こってしまいます。

あくまで自分の管理下において、自動化は進めておきたいところです。業務全体の流れを把握しておくことで、違和感などエラーを見つける感覚を持ち続けることが出来るのかなと思います。

おわりに

ただただ業務の漏れが起こりそうになったというお話ではありますが、こういった一つ一つの事柄に向き合って、同じことが今後起こらないように、同じようなことを未然に防ぐ手立てを積み重ねることが一番大事なのかなと思います。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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