自分以外の支払を管理する方法

個人でも法人でも、事業を開始したときには、事務処理を代表者一人で全てをこなしていたとしても、ある程度規模が大きくなってくると、人を雇って事務処理を分担したり、任せたりするようになります。

しかしながら、経費の支払いなどお金の管理については、なかなか人には任せにくいところがあるかもしれません。

全ては無理でも、一部でも任せていければ、効率的に業務を進められることもあります。

今回は、自分以外の支払を管理する方法について、取り上げてみました。

現金・プリペイドカードを渡す場合

定期的にまとまった金額を現金・プリペイドカードなどで渡しておき、そこから事業に必要な支払いをしてもらうという流れです。

いわゆる小口現金と呼ばれるもので、昔から利用されている管理方法になります。

例えば、最初に10万円を渡しておき、日々の金額が大きくない経費などの支払はそこからしてもらい、領収書等の支払内容が分かる資料の保管と支払いの記録を付けてもらいます。

残高が減ってきたら、追加で渡すということを繰り返していきます。

ポイントは、支払いの記録を定期的に確認するのと領収書等の資料の保管になります。

月ごとに入出金の記録をまとめてもらい、領収書等の資料と一緒に確認していく。

記録する数がそれ程多くなければ、全ての記録について、領収書等の資料と突合することは可能ですが、せっかく人に任せているので、内容の確認に留めておきたいところです。

月ごとの記録は目を通す。気になったものがあれば、領収書等で確認し、相手にもその旨伝えておくということをコツコツと続けることが有効な方法かなと思います。

QUOカードなどのプリペイドカードについても、基本的な流れは同様です。

現金のように残高を数えるという手間がないのがメリットですが、プリペイドカードで支払いが出来ないお店が現金に比べてまだまだ多いというのがデメリットでもあります。

PiTaPaなどのポストペイカードを作る場合

Suicaなどの電子マネーについては、事前にチャージすることが必要な場合が多く、その場合は前項で挙げた現金と同じような取扱いとなります。

現金を渡したり、電子マネーのチャージを定期的に行うのが手間だということであれば、PiTaPaなど後払いのポストペイカードを使ってもらうというのも一つの方法です。

特に、電車移動などの交通費の頻度が多い場合には、領収書がないので、記録に頼ることとなります。

交通系ICと呼ばれる電子マネーであれば、スマホやWebで閲覧可能な明細に、「〇駅～△駅」という情報も記録されているため、それらの情報を追記する手間が省けたりします。

PiTaPa倶楽部
↓ログイン後の利用明細抜粋

クラウド会計などを利用していれば、この明細をそのまま取り込むことも出来るので、会計処理の一環としてチェックすることも可能となります。

MoneyFowardクラウド会計
↓ログイン後の補助元帳明細

クレジットカードを作る場合

交通費の支払などは多くなく、お店などでの支払いが多い場合には、支払い可能な店舗の選択肢が広いクレジットカードが有用です。

2020年に始まるコロナ禍において、人との接触機会を極力減らすため、キャッシュレス決済の普及が急速に進んできました。

QRコード決済など新しい決済方法の普及はもちろんのこと、従来からあるクレジットカード決済についても、コンビニやスーパーなど利用頻度が多い身近な店舗での決済がし易くなっています。

法人カードであれば、従業員ごとに法人名義のカードの発行が出来るので、人ごとの管理が可能となります。

前項のPiTaPaと同様に、利用明細をスマホやWebで閲覧して、クラウド会計などの会計ソフトに取り込むことで効率化を図ることも出来たりします。

クレジットカード決済をしたときの、経費の計上方法・必要な資料等については、別の記事でも取り上げていますので、そちらもご参照下さい。

クレジットカード決済した経費の計上のタイミング

 事業経費の準備資料の考え方