月次決算は枠組み作り

事業の状況を把握するためには、感覚的なものも大事ですが、数値によって掴むことで、より客観的に見れることとなります。

数値の把握の仕方はそれぞれですが、比較し易いように簿記などの手法を採用するのが一般的です。

税務申告などのために、１年に1回集中して年間決算の処理をするのもひとつの方法ですが、月ごとにおおよその数値を掴んでおく月次決算もおススメです。

月次損益・財務状況を掴む

事業の状況を数値で把握するのに、一番イメージし易いのは、損益を計算するということでしょう。

　
収入から費用を引いて、税金を引いた後の利益を計算する。

それが事業としての手取りというイメージでしょうか。

細かいルールや、お金の流れである収支と損益との違いなど、厳密に言えばそれだけではないことがありますが、大まかな傾向としては掴めるものです。

もう少し細かく、収入や費用の内容を区分することも出来ます。

事業の状況を掴むためには、損益だけでなく、お金がいくら残っているか、未払のものがいくら残っているか、借入金の残高はいくらかなど、財務状況の把握をしておくと、別の視点で事業を捉えることができます。

少し専門的な言い方をすれば、事業としての「資産」が、ある時点ではこれぐらいあって、その「資産」を形成するために、未払金や借入金などの「負債」がいくらあって、最初の出資と利益の累積がどれぐらいあるかを数値で表す、というところとでしょうか。

もう少し細かく分けて把握しておくこともできます。

これらを年単位だけでなく、月単位でも把握してくというのが、月次決算の基本的な考え方になります。

そういう意味では、一つ一つの取引を仕訳処理していくという工程は、年単位でも月単位でも同じといえます。

あとは、月次決算をどこまで厳密に実施していくかというさじ加減になってくるでしょう。

月次処理は枠組みを組み上げていくイメージ

月次決算というと大げさに聞こえるかもしれませんが、毎月仕訳入力などの処理をしていく、いわゆる月次処理という方が馴染みやすいかもしれません。

そうした処理の一つと考えれば、業務の一つと捉えやすいでしょう。

税理士事務所などで月次決算をクライアントから請け負う場合には、月次処理という位置づけでそれぞれの状況に合わせて、月次損益などを集計したりしています。

月次決算を税理士などに委託するか、自分でするかに関係なく、実施する工程というのは同じようなものになります。

基本的には、月次決算でも年次決算でも、一つ一つの取引の仕訳を項目ごとに集計したものの集合体が、損益を表す損益計算書であったり、財務状況を表す貸借対照表というものになります。

その一つ一つの取引を積み上げていく過程が「日付・金額入力」「科目・内容の決定」に集約されてきます。

ここから、全体を俯瞰するために、「集計・チェック」という工程に入ります。

個々の取引に関する仕訳入力をその都度完璧に出来れば問題ありませんが、単純なミスだけでなく、他の取引との関係で表現の仕方が変わってくる場合があります。

こうした、改めて全体を俯瞰するという工程はとても大事で、月次処理という工程の枠組みを組み上げていくようなイメージでもあります。

あらかじめ、こうした枠組みになるという想定をしておき、そのとおりに再現されているか、違う場合はその原因はどこにあるか。

こうした検証を行うことは、必須の工程といえるでしょう。

自動化はツールとして使いこなしつつ

税理士業界は、以前からAIに取って代わられる業種として、取り上げられることがあります。

ここではその是非や真偽について、議論するつもりはありませんが、自分の中でのイメージというのはあります。

例えば、前項の図解にある月次決算の工程において、「日付・金額の入力」がその業務の大部分を占めている場合。

紙の通帳を見ながら、会計ソフトに仕訳を入力している場合には、図解のような業務のバランスになるでしょう。

これが、銀行データと会計ソフトとの連携やAIによる仕訳内容の学習機能を使えば、その部分の業務時間などは大幅に短縮されるといえるでしょう。

ただし、単純に時間数が減って終わりということばかりとは言えません。

その分、月次決算の枠組みのイメージをあらかじめ作っておいたり、明確な指示や決まり事を指定しておくことも必要になります。

同じAへの支払が２つあって、金額が大きい方はこの内容、小さい方はこの内容と分かれている場合。

大きい方小さい方という曖昧な線引きでは自動的に判別することは難しいでしょう。

同じ支払先でも金額によって、処理方法を変えるという指示が必要となります。

そのルールが途中で変わることもあります。

そうした変更に対応するためには、取引など俯瞰的に把握していることが重要となります。

言ってしまえば、こうした枠組み作りやチェックする工程に注力していくことになるでしょう。