予定通りに進まない時に気を付けていること

元々予定を立てて、その通りに進めていくことが苦手です。

単純に計画性がないということがありますが、予定していたことがその通りになったということにあまり面白味を感じられないのではという思いがあったりします。

ただ、最近は仕事においては特にスケジュール管理を意識するようにしていて、少しづつ面白味があるのではと思えるようになってきました。

予定を立てても、その通りに進まない。

スケジュール管理の永遠のテーマかもしれませんが、そうした時にこそ特に意識して気を付けていることがあります。

予定時間に間に合うように帳尻を合わさない

最近よく実施しているスケジュール管理は、グループウェアのカレンダー機能を利用して、

　３月１４日

　・・・

　９時～１０時　作業A

　・・・

といような予定を朝一番に入力していくというものです。

まとめて入力するというよりも、この日にこの業務を何時間するという予定を、思い付いた時に入れておくことが多いので、当日の朝は時間の割り振りと微調整というようなイメージです。

業務を行う前から時間を割り振っているので、その通りにいくこともありますが、予定通りに進まないこともあります。

ある程度は、時間に余裕を持たせていますが、せっかくスケジュール管理をするのだから、楽しみながらしたいという思いもあり、ギリギリを狙っていくこともあります。

もちろん、ただギャンブル的に予想時間を立てるのではなく、これまでの予定と実績の乖離を頭に入れながら、この業務をならこれぐらいという精度を高めていくようにしています。

それで、時間通りに進んだ時には、妙な達成感があります。

日々、多少のズレはありながら、想定内に収まるようなスケジュール管理が出来るようになってきてはいるのですが、未だに大幅なズレが生じることがあります。

１時間で終わる予定が、２時間かかってしまった。

１３時から始めて１４時に終わって、次の予定を・・・と考えていたのに、もう既に１５時になってしまっている。

１日のスケジュールとしては、１時間の遅れが出ていることになります。

　＜予定＞

　１３時～１４時　作業A

　１４時～１５時　作業B

　１５時～１６時　作業C

　＜実績＞

　１３時～１５時　作業A

　・・・

もしも、その日のスケジュールを１６時で終えるとしている場合、１５時以降の予定をどうするか。

スケジュール管理を徹底するのであれば、作業Bと作業Cの時間を短縮して、終わらすという方法もあります。

　＜予定＞

　１３時～１４時　作業A

　１４時～１５時　作業B

　１５時～１６時　作業C

　＜実績＞

　１３時～１５時　作業A

　１５時～１５時３０分　作業B

　１５時３０分～１６時　作業C

どれが正解というのはありませんが、私の場合は、この方法は取らないようにしています。

それは、業務に必要な時間を省くと質が落ちると考えているからです。

もちろん、時間を掛ければ、必ずしも質が上がるわけではありません。

内容で勝負ということもあるでしょう。

しかしながら、それはスケジュール管理の前に検討しておくべきことで、時間がなくなったから急遽時間を省くということとは次元が違う話になります。

だからこそ、スケジュール管理においては、時間の帳尻を合わさないように気を付けています。

遅くなっても終わるまで続けない

税理士として独立開業してから、朝型のスケジュール管理にシフトさせてきました。

朝早くから動き出して、夕方には終える。

これも、正解だとかこうした方が良いということではなく、それぞれの好みなのかなと思っています。

１日の仕事の終わる時間を早めに設定しているので、大体１６時～１７時ぐらいには終えるイメージです。

ただ、仕事の時間自体が短くなったわけではなく、その分朝の開始時間が早まっています。

せっかく独立開業して時間が自由なのだから、仕事の時間は短縮して・・・という考え方もありますが、今のところはこれでいいかなと思っているところです。

勤務していた時には、１８時以降から深夜の時間帯まで仕事をしていることが普通でした。

そう考えると、夕方以降の時間、特に夜の時間は仕事のための余力時間があるとも言えます。

先の例で、

　＜予定＞

　１３時～１４時　作業A

　１４時～１５時　作業B

　１５時～１６時　作業C

　＜実績＞

　１３時～１５時　作業A

　・・・

となって、予定通りに進まなかったときには、

　１５時～１６時　作業B

　１６時～１７時　作業C

として、１６時に終わる予定を１７時にズラすという方法もあります。

以前に比べれば、仕事が終わる時間が極端に遅いわけではなく、支障ない様に思えます。

しかしながら、私の場合は、こうした調整はしないように気を付けています。

調整するとすれば、

　１５時～１６時　作業B

　→この日の作業は終了

　翌日以降の予定に変更

　１時間　作業C

というようにしたいところです。

特に難しいことではないかもしれませんが、決めた予定を翌日にズラすというのは結構勇気がいることです。

明日も予定が一杯だったら、同じことが明日も起こるかもしれない。

大前提としては、自分で受けれない量の業務は受けないようにしておくということが必須になります。

これは、独立開業しているからこそ調整し易いのかもしれませんが、覚悟を持って進めれば実現不可能ではないと思っています。

独立開業している場合、受ける量を調整し過ぎると、収入に直結して食べていけないこともあるので、簡単ではないかもしれませんが。

そうして、ある程度調整された業務量の元に、スケジュール管理においては、終わりの時間を決めておく。

決して、仕事の時間が短いわけでも、サボっているわけでもないので、翌日以降も粛々とスケジュール管理を進めておくためには必要なことだと思っています。

気に掛けるけれど落ち込まない

スケジュール管理をしている中で、予定通りにピタッと進むと妙な達成感があると書きました。

反対に、予定通りに進まないと、達成感はなく、マイナスの感情が起こりやすくなります。

自分のスケジュール管理はダメだと思ってしまうことも。

ただ、それでスケジュール管理へのモチベーションが落ちないように気を付けたいところです。

予定通りに進まなかったことは事実として受け止める。

それに対して、対応方法を考える。

その上で、どうして予定通りに進まなかったのかは、気に掛けておきたいところです。

　今まで経験したことがない業務で、時間の予想がつかなかった。

　業務範囲が広すぎたので、もう少し分解しておく方がよかった。

　予定外のことも含めてしまった。

　・・・

きっちりスケジュール管理をすればするほど、時間の遅れが気になって、焦りに繋がることもあります。

ただ、言ってしまえば、たかがスケジュール管理です。

上手くいかないことがあっても、直ちに緊急事態が発生するわけではありません。

でも、全く気にしないようになると、改善されない、最悪の場合にはスケジュール管理自体をやめてしまうかもしれない。

この辺りのバランスは難しいところですが、即効性があって、目に見える成果があるものではないので、コツコツと継続していくことが大事なのかなと思っています。

おわりに

予定が立て込むときには、無理のある予定を立ててしまいがちです。現実に即した予定時間で少し攻めてみるなど、色々と試行錯誤しながら自分なりのスケジュール管理を模索するのが一番の近道なのかなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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