時間があったらではなかなか実行できない
税理士として独立開業してからは、特に時間の使い方を気に掛けるようになりました。
ある程度自由に時間を使えるからこそ、制限を掛けておかないと、時間を無駄にしてしまうのではないか。
勤務していた時のように、就業時間などが決められている方がある意味気楽だったのかもしれません。
時間管理の最初の挫折
時間管理について、興味を持ったのは社会人になって、数年が経った頃。
新入社員で配属された部署から異動になって、仕事の内容がガラッと変わり、定常業務が増えたことにより、徐々に時間が圧迫されていきました。
これは毎日すること、これは毎週、これは毎月、というように決まった仕事に加えて、スポット的に舞い込む仕事もあって、スケジュール通りに仕事が進んでいかない。
必然的に、残業が増えていきます。
期限が明確に決まっている仕事が多かったので、それに合わせて動かざるを得ない。
業務量に対して、残された時間が絶対的に足りないということもあったかもしれませんが、もう少しやりようはあるのではないか。
そう思って、時間管理の書籍などをちょくちょく読むようになりました。
時間管理には色んな手法があって、そのどれもが誰かが上手くいった手法でもあるので、明らかに間違いというものはほとんどないのでしょう。
ただ、それが自分に合うかどうか、実践出来るか。
そこで興味を持ったのは、タスク管理を使った時間管理術。
日々の仕事をタスクという単位に分解して、それを棚卸していく。
そうして集まったタスクを、カテゴリに分けて、優先順位を付けて、実践していきます。
何をやるべきかが明確になるので、頭の中でモヤモヤとしていた漠然とした不安が軽減されて、スッキリし易いという特徴があります。
私自身は、最初は紙に書き出したりしていましたが、その内、その紙の管理がめんどくさいことに気付いて、スマホのアプリを使った管理に変えていきました。
日々やるべきことが出てくれば、言語化してタスクとして保存していく。
最初は、パッとタスクをメモのように書き残すことにも労力が必要でしたが、慣れてくれば、自然とメモすることが日常動作になっていきました。
これだったら、上手くいくかもしれない。
しかしながら、ある時実感します。
タスク管理を管理するのが大変そしていつ実践するのか決められないものが一定数ある。
ある時から、タスク管理アプリのデータ更新が止まってしまいました。
残り続けるタスク
おそらくタスク管理の本質を理解していれば、上手く実践出来る方法はあったのでしょう。
現にその方法で上手く活用している人はいるわけで。
しかしながら、自分ではその方法を見付けられず。
タスクを作成する際には、それをカテゴリに従って分類しておきます。
本で例示されていたカテゴリ分けであれば、
仕事場
パソコン
メール
電話
プロジェクト
・・・
など、場面に合わせて実践できるようなものでした。
これを、それぞれの場面で実践していきます。
例えば、
メール
Aさんに〇の内容を依頼
といタスクがあったとすれば、メールが出来る場面のときに、これを実践するという流れです。
こうして、タスクを溜めつつ、実践して消していく作業というのはある意味気持ちがいいもので、スッキリするものです。
ただ、私の場合は、実践出来なかったものが残っていくことがストレスでした。
優先度は高くなくて、期限も決まっていない。
でもやってみたいと思っているタスク。
こうしたものはどんどん溜まっていき、残り続けてしまいます。
こうしたタスクは、自分で期限を決める、優先度が低いとみなして思い切って削除する、などで対応するようですが、何だか消化不良でモヤモヤした気持ちになることも。
このタスク管理の方法が間違っている、というわけではなく、ただ自分が使いこなせていないだけなのですが、少なくとも自分には合っていない部分があるのだろうということは分かりました。
時間が出来るまで残す
こうした経験から、タスク管理だけでなく、スケジュール管理と時間管理を組み合わせて使う方法にシフトしていきました。
スケジュール管理であれば、システムを使って、何時から何時というタイムバー機能を意識する。
こうした手法の方が自分にとっては、性に合っていたのかもしれません。
ただ、以前のタスク管理も併用して使うようにしています。
それは、残っていてもいいタスク、いつか実践したいタスクを備忘として記録しておくというもの。
事務所ホームページの更新もその一つです。
このブログ記事など、日々更新していくものに関しては、定期的なメンテナンスが必要です。
こうした情報を発信したいというときには、その時に実践するのがベストでしょう。
しかしながら、時間があったら、こうしたページを作りたいなというぼんやりとした要望もあるものです。
そんなことではいつまで経っても実践されないから、意味ないのでは？と思うかもしれません。
私自身もそう思っていました。
しかしながら、そうした緩やかな取り組みというがあってもいいのかなと最近思えるようになりました。
スマホのアプリなど、デジタルで記録しておけば、そのタスクは基本的にはずっと実践されるまで残っていくことになります。
それが実践出来ないことがストレスなのであれば、実践するための手立てを考えた方がいいですが、気にならないのであれば残しておくのも一つの考え方です。
長い目でみれば、「時間があったら」の時間は大体来るものです。
その時に実践するかどうか。
一度や二度ぐらいチャンスは逃すかもしれません。
それでも、ピタッとハマる時が来ることも。
何でも予定通りにパパっと効率的に進めることも大事ですが、こうした緩やかな取り組みもまた必要なのかなと思っています。
「時間があったらではなかなか実行できない」はマイナスのイメージとも取れますが、これをプラスに捉えられるぐらいの余裕を持っておきたいものです。
おわりに
なかなか実践出来ないタスクがあってストレスを感じていた時に、そもそも時間があったらという分類にしているのが間違えていたと気付いて、軌道修正しました。
何事も完璧にこなすことが出来ないからこそ、色んな手立てを用意しておきたいものです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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