接触の仕方でリアクションの方法は変わるもの
誰かとやり取りする時には、お互いがリアクションすることで成立することがほとんどです。
キャッチボールのように、ボールを投げたら、返ってくるのを待つ。
仕事であれば、そうしたやり取りが頻繁に行われることもありますが、全てにおいて上手くリアクションしていくというのは難しいものです。
だからこそ、接触の仕方でリアクションの方法を変えるように意識しています。
非常時をメインに接触する
契約はしているけれど、普段は直接接触することはなく、事務手続きなどを粛々と進めている。
そうしたケースはよく見掛けます。
私の場合も、毎月の顧問契約を基本としていますが、直接お会いするのは１年に1回の決算の報告のみというケースがあります。
その間に、資料のやり取りなどはありますが、メールや郵送で完結するので、やり取りという程の接触がないことがほとんどです。
そうした対応を希望する方に向けたメニューも用意しています。
こうした場合、平常時には特にやり取りすることはほとんどありませんが、何か問題や質問等が出て来た時など、非常時には集中的にやり取りが発生する場合があります。
急にメールや電話が掛かってくる。
非常時なので電話が掛かってくることもありますが、お互いに電話が出来るタイミングを合わすのが難しいということを理解されていることも多いので、メールでやり取りすることがほとんです。
その前提として、メールに対するリアクションがあるということをお互いに認識していることが重要となります。
特に、メールを受けた側からリアクションがないと、メールを送った側としては、伝わっているのかどうかが分からないため、再度メールを送ったり、電話を掛けたりという手間が増えます。
メールを受けた側としては、内容は伝わっているが、すぐに対応出来ないので、少し時間を置こうと思っていたということもあるでしょう。
こうした思惑のズレが生じると、メールでのやり取りは難しくなります。
特に非常時の場合には、緊急ではないにしても、期日が決まっていることもあるので、今後のスケジュール感は持っておきたいものです。
メールを受けたら、翌日中にリアクションする。
すぐに対応が出来ない場合には、いつ対応する予定かなどのリアクションだけでも翌日中に行う。
こうしたルールを決めておいて、お互いに認識出来ているのが理想ではあります。
暗黙の了解になっていればいいのですが、相手によっては定期的にその旨を言葉で伝えておく方がいいこともあります。
非常時だからといって、本当の緊急事態でなければ、通常ペースを守るのが大事なのかなと。
期間限定で接触する
初めて接触するけれど、長い付き合いになるわけでもない。
そうした接触の仕方もあります。
今進行中の事務所移転の物件探しでも、不動産の仲介業者の方とやり取りすることが増えています。
一定期間はやり取りがあるけれど、目的が達成されれば、やり取りも終わってしまう。
私の場合であれば、スポット相談などの単発サポート。
内容によって、メニューを分けていて、事務所ホームページから申し込みいただくようにしています。
こうしたホームページからの申し込みの場合、リピートで申し込みいただくこともありますが、初めての接触となることがほとんどです。
Web申し込みが一般的になりつつあるとはいえ、初めてのところに申し込むときには、不安もあるもの。
だからこそ、まずはこちらに情報が届いていますよ、というリアクションが大事になります。
私の場合も、多くのWeb申し込みページの運用と同様に、自動返信メールが送信されるように設定しています。
これでひとまずは安心。
ただ、その後のリアクションというのも大事なところです。
むしろ、その後の方がより丁寧にすべきところかなと。
自動返信メールに、
「早急に担当者より連絡させていただきます・・・。」
と書かれているのに、２～３日経っても音沙汰なし。
２～３日ぐらいだったら、全然遅くないのではという考え方もあるでしょう。
ただ、会ったこともない人から期限なく待たされる２～３日というのはより長く感じてしまうものです。
情報が伝わっていることの確認の後に、申し込み内容に対するリアクションがいつ頃あるのか。
私の場合は、申し込みをいただいた翌営業日の１８時までに連絡するように自動返信メールに記載しています。
お互いにペースが分からないからこそ、先手を打って明示しておくことが必要かなと。
定期的に接触がある
毎週とか毎月など定期的に接触する機会があり、長いお付き合いになることを前提としている。
仕事をする上では、よくある関係性です。
私の場合であれば、顧問契約などの継続サポート。
事業を始められた時からサポートさせていただくこともあり、年齢を重ねれば、それだけお付き合いも長くなっていきます。
基本的には、毎月接触する機会があり、その時にまとめてやり取りすることが多くなります。
毎月接触していれば、それでやり取りが完結できる場合もありますが、事業の内容や状況によっては、それ以外にもやり取りすることが出て来ます。
日々事業は動いているのだから、色々とあるものです。
そこも含めた顧問契約なので、きちんとした対応が必要となってきます。
気を付けたいのは、個別にリアクションして対応すべきか、定期的な接触に合わせて対応するかということ。
そんなの個別に判断すべきことだと言ってしまえばそれまでですが、基本方針は決めておきたいところです。
顧問契約していただいているから、最優先で対応すべきという考え方もあるでしょう。
私の場合は、基本的には定期的な接触に合わせて対応することを心掛けています。
本当の緊急事態の時は別にして、相手が緊急対応が必要と思っていても、そんなに急ぐ必要はないということはよくあります。
〇〇から問合せがあって、すぐに対応しなければ・・・。
よくよく聞いてみると、今月末までの対応で十分間に合う、何なら対応自体が不要だった、ということもあるものです。
そうしたことを見極めるためには、前項までに挙げていた、情報が伝わっているというリアクションとその後の対応スケジュールの明示が欠かせません。
それぞれ接触の仕方でリアクションは変わるとしても、基本方針というのはそれぞれ共通することがあるものです。
おわりに
Webやメール、SNSなど接触する方法が多様化していて、便利になったところもあります。
しかしながら、ラクになったで終わることなく、その分の手間暇をどこに掛けるかというのは考えておきたいところです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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