自分がその場にいなくても対応できる環境を整える
税理士として独立開業してから、基本的に事務所にいるのは自分ひとりです。
事務所運営のやり方は色々ありますが、私自身はそういった方向性で進むことを選びました。
今のところ、特に大きな問題はないのですが、自分が事務所にいない時の対応については、たまに苦慮することがあります。
それでも工夫次第でやりようはあるものです。
郵便物などの受取
基本的に、郵便物はポストに配達されます。
事務所があるビルの１階に、入居しているテナントごとに郵便ポストがあるので、そこに投函される。
しかしながら、郵便局のレターパックプラスや荷物の配達などサインや押印が必要なものもあります。
そうすると、それらを受取るために、誰かが事務所にいないといけない。
私の場合は、自分が対応することになります。
最近では、受け取る側で配達日時の指定などが出来るサービスもありますが、ピンポイントの時間指定は出来ず、時間帯に幅を持たせる必要があります。
例えば、明日の９～１２時の間など。
便利なサービスではありますが、その時間は事務所に拘束されることになります。
スケジュールの組み方を工夫すれば、対応出来るところもありますが、その時間は事務所にいるという制約が出来るのは事実です。
多くの事業所などでは、事務員さんなど誰かがいて、仕事の一環として、受け取ることは出来るでしょう。
しかしながら、その目的で事務員さんを雇うかどうか。
頻度や回数が多いならまだしも、不定期で回数もそんなにあるわけではない。
そもそも、荷物を受け取るために、人の時間を拘束するのはどうなのか。
人それぞれの考え方なので、一概に良し悪しは言えませんが、そうした拘束される時間を極力減らしたいと考えるようになりました。
そこで目を付けたのは、最近よく見掛ける戸建ての家などに設置されている宅配ボックス。
正直なところ、何でこんなの設置しているのだろうぐらいに思っていましたが、こういうことかと妙に納得してしまいました。
鍵が付いていて、ハンコも設置出来るので、自分の意思表示があれば、不在時でも受取が可能。
ちょっとしたことではありますが、ずっと気になっていたことが解決出来てスッキリしました。
来訪者の対応
来訪者があれば、インターホンを鳴らしてもらって、対応する。
普通の事業所などであれば、普通のことですが、事務所にいるのがひとりだと事情は変わります。
自分が事務所にいる時は問題ないですが、いない時には完全に留守で、応答が出来ません。
誰がいつ来たかも分からずで、少し不安なところがあります。
もちろん、飛び込みの営業など自分が望まない来訪者であれば、気に掛けることはないですが、それすら分からない状態というのはモヤモヤするもの。
ただ、それを見過ごしたからといって、大きなチャンスを逃すであるとか、後々大きな問題になるということはなさそうなので、そこまで緊急的な対応が必要ではないというのがまた難しいところです。
何もないと思うけど、気になる。
開業してから、ずっとそんな状態で落ち着かない感じというところでしょうか。
そこから変化が起こったのは、事務所を移転するというタイミングでした。
以前の事務所には、備え付けのインターホンがありましたが、移転先の事務所にはインターホンがない。
自分で設置しないといけないというので、色々探してみることに。
その辺りの経緯などは、別の記事でも取り上げています。
インターホンが鳴るとスマホアプリが反応するのですが、スマホがネットに繋がっていれば、事務所にいなくても遠隔で対応することが出来ます。
少しタイムラグが出ますが、テレビ電話のように相手の姿を見ながら話せるので、不在の旨を伝えることも。
何より、履歴がアプリに残るので、ずっと気になっていた懸念点が解消されたのが大きかったかなと。
外出先でのパソコン環境
以前から取り組んでいることですが、事務所にいなくても、同じような環境でパソコンが使えるようにしています。
2020年に始まったコロナ禍を経て、リモートワークの考え方が浸透している中では、当たり前のことなのかもしれません。
それでも、自分の周りを見渡してみると、まだまだ実践されているケースは少ないように感じます。
二極化されていて、その一部にしか接していないからかもしれませんが。
外出先でパソコンを使う時の環境としては、色んな選択肢がありますが、私の場合は遠隔操作を基本にしています。
いわゆるリモートデスクトップというものです。
これが一番優れているとかそういうわけではなく、自分の使い方としては、今はこれが一番合っているのかなと。
外出先で利用するパソコンの環境などについては、別の記事でも取り上げています。
事務所にある自分の席でしかパソコンを使えないというのは、今の働き方では非効率になってしまいます。
そんなに色んな場所を飛び回っているわけではありませんが、ずっと事務所にいるということはなく。
外出するとなると、移動時間と外出先での空き時間が発生するものです。
場合によっては、事務所に戻るためだけの時間があったり。
外出先でガッツリ仕事をするわけではなくても、日々のちょっとしたタスクを実行するだけでも、時間の使い方が変わってくるものです。
事務所にいなくても、パソコンがあれば同じように仕事が出来ると思えること、その安心感が一番の効用かもしれません。
おわりに
自分が出来ることは限られている。
だからこそ、この時間は何なんだろう？というのは極力減らしていきたいところです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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