事務所のパソコンの前に座っていない時によく使う機能・操作
以前の記事でも書いたことがありますが、今の時代はノマド的な働き方というのが浸透しつつあるようです。
私自身も、そういった時代の波には乗って行こうという思いがあります。
ただ、今の仕事の内容や状況を考えれば、事務所でパソコンの前に座って仕事をすることをメインにする方が効率的かなと考えています。
だからこそ、事務所のパソコンの前に座っていない時間を有効活用する必要があります。
それぞれの状況に合わせて、自分に合ったやり方というのがあるものですが、自分自身が有効活用するためによく使っている機能・操作について改めて確認してみました。
遠隔操作
2020年に始まるコロナ禍という状況で、リモートワークが改めて注目されることになりました。
働く時の基本的なスタイルの一つとして、会社に出社して、デスクにあるパソコンの前に座って仕事をするというものがあります。
もちろん、業種や職種によって働き方は様々ですが、いわゆる典型的なサラリーマンといえばこういったイメージかなと。
それが、リモートワークとなると、会社に出社せずに、他の場所で仕事をすることになる。
パソコンを使う仕事であれば、パソコンとネット接続があればどこでも仕事が出来ることになります。
ただ、仕事で使うデータを社外で利用するためには、セキュリティの問題などもあって、何かしらシステムで対応する必要があります。
社外から社内のサーバーにアクセスしたり、クラウドシステムを利用してデータを共有したり、色んな方法がありますが、私が選んだのは遠隔操作でした。
どのシステムを利用するにしても、メリット・デメリットというのはあるものです。
何を一番大事にするかによって変わってくるものでしょう。
私の場合は、仕事で利用するデータを極力持ち出さないということ。
あくまで、社内で仕事をしている延長で、社外でもパソコンを利用するというイメージでしょうか。
遠隔操作の場合、メインで利用しているのは事務所にある遠隔操作される接続先のパソコンです。
遠隔操作をしている接続元のパソコンはあくまで入口みたいなもの。
事務所のパソコンで仕事をしていて、外出することになり、その続きをそのまま外出先で継続する。
遠隔操作であれば、そういったイメージで仕事をすることが可能です。
もちろん、外出先の状況や操作性など何でもかんでも思い通りになるわけではありませんが、イメージに近い形で仕事をすることは出来ているかなと。
あくまでメインは事務所のパソコンで仕事をするという風に考えれば、使い勝手は悪くないものです。
共有
基本的に仕事のデータを扱う時には、遠隔操作としていますが、それはパソコンを扱う場合です。
パソコンを外出先に持って行く際には、どこかに置き忘れたり、落としたりすることを前提に、中身は空っぽにしておきたい。
そういった意図が含まれています。
ただ、仕事のデータを扱うのは、パソコンだけではありません。
例えば、スマホ。
仕事で使うスマホであれば、そこで仕事のデータを扱うこともあります。
スマホの場合、遠隔操作も利用出来ますが、画面の大きさや操作性などを考えると、不向きかなと感じています。
そのため、スマホではデータなどを共有するという機能を利用しています。
例えば、オンラインストレージのDropbox。
スマホのアプリを利用することで、パソコンと同じデータを共有することが出来ます。
もちろん、データの一部をスマホに残すことになるので、リスクはあります。
しかしながら、私の場合、スマホは常に携帯していて、他のことにもよく利用するので、パソコンのように置き忘れたり、落としたりするリスクは低くなると考えています。
常に携帯しているということから、Evernoteなどの電子メモもよく利用しています。
これもまたデータの共有の一つであり、重宝しているところです。
共有することのメリットは、一つの場所に、色んなところから色んな手段でアクセス出来るということ。
社外で電子メモに記載したデータを、事務所に帰ってきてから、そのまま確認することが出来る。
細かいことですが、そうした積み上げが効率化の第一歩なのかなと思っています。
データのアップロード
業種や職種によって、データの取扱い方というのは変わってくるものです。
データを作ったり、送ったり、もらったり。
私の場合は、データをもらう機会が比較的多いかなと。
以前であれば、紙の資料でもらっていたものを、データでもらうようになる。
場合によっては、仕事の効率化に繋がるものです。
だからこそ、出来るだけデータでもらうための選択肢は広げておきたい。
メール添付やクラウドストレージにアップロードするなど、今では色んな方法があります。
それぞれに利用していただいているのですが、圧倒的に多いのが、スマホで撮った写真をLINEで送るという方法。
一番手軽に手間暇掛からずに送れるというのが使い易いのかなと。
そうして送られてきたデータはスマホで確認することがほとんどです。
仕事で利用するデータであれば、共有のためにDropboxに保存する必要があります。
その時に利用するのは、データのアップロード。
スマホとネット接続があれば、いつでもどこでも実施することが出来ます。
２４時間対応をしているわけではないけれど、せっかくお預り出来たデータなので、忘れないうちに然るべき場所に保存しておきたい。
単純な機能ではありますが、今でも変わらず重宝しています。
おわりに
会社や事務所に戻らないと出来ない。こうしたことが減ったことで、思った以上に負担が軽くなったと実感しています。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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