メールを送りますという電話は必要か

日々の生活の中では、決定・実行していくことが多くあり、時には忘れてしまうこともあります。だからこそ、確認を怠るよりは、確認し過ぎる方がいいこともあるでしょう。

日々の仕事の中でも、色々な連絡手段を駆使して、相手に情報を伝えたり、情報を得ています。つい先日、受講するセミナーの案内を受けるときに複数の手段による確認を受ける機会がありました。

当初は、メールを送りますということを伝える電話は必要ないのではと単純に思っていたのですが、自分の仕事に置き換えて考えてみた時に、思うところがありました。

今回は、メールを送ったという電話は必要かについて考えてみました。

情報の伝達は１回で良い？

セミナーを受講する場合を例にして考えてみます。セミナーを受講する立場からすると、セミナー受講のまでの基本的な流れとしては、

①セミナーの開催を確認
↓
②セミナーの申込
↓
③申込の受付確認
↓
④セミナー情報の最終案内

というのが大まかな流れかなと思います。

今回のお話で取り上げているのは、「④セミナー情報の最終案内」の部分になります。案内方法は、セミナーを主催されている方によりますが、メールで最終案内兼受講票を送ったり、郵送で受講票を送ったりということが多いかなと。

最近では、オンラインでのセミナーが増えてきているので、Zoomなどオンラインツールの操作方法や接続情報の案内というのも重要になってきています。

伝達する情報が増えてくると、口頭で済ますということは難しく、伝えた内容が記録として残るメールなどは有効な手段といえます。

セミナーを受講する立場としては、セミナーの最終案内をメールでもらっていて、必要な情報が網羅されていれば、その案内は１回で充分であると普通は思うでしょう。私もそう思いました。なので、メールを送りますという電話をいただいたときには、それって必要？と思いました。

そう思ったのには、理由がありました。それは、セミナーをWebで申込んで、その受付メールをいただいたときにも、セミナーの数日前にオンラインでの接続方法などを含めた詳細情報を送るという文面の案内があったからです。だからこそ、余計に同じ内容の電話が必要かという疑問が湧いたのでした。

伝わっているかは相手による

仕事などで相手に情報を確実に伝えたいときには、メールなどの文章にして送ることが多いです。電話だと伝えたという事実が曖昧になってしまうことがあり得ます。それは、相手がというよりも自分が都合の良いように解釈してしまうのを防ぐためでもあります。

しかしながら、電話が情報伝達に不向きだということではありません。相手の反応をみながら、話を進めていきたいときには、メールだとそのやりとりがもどかしくて、なかなか話が先に進まないことがあります。チャットツールを使えば少しは改善されることはありますが、話すスピードにはなかなか勝てないというのが実感です。

電話は予告なしに相手の時間を奪ってしまうという面もありますが、上手く活用すれば、手短に直接話をまとめることが出来ます。こちらの意図が全て伝わっていないことがあるとしても、何より相手に伝えて、それを聴いてもらったという事実をその場で確認することが出来ます。

メールであれば、伝えたい内容を熟考して作成し、送った後も相手の都合で確認してもらうことが出来ます。しかしながら、見てもらったということを確認するのは普通は出来ません。送ったメールが開封されたことを知らせるという機能もあったりしますが、メールを受領した側からするとあまりいい気はしません。

私自身も情報は出来るだけメールで送るようにしていると言いましたが、メールを見ていなかった、見たけど忘れてた、ということもあります。そういった場合に対応するため、相手によって微妙に対応を変えるようにしています。

予防線を張ることも必要

まずは、これから相手に情報の伝達を行うことがある際に、メールの利用頻度を確認するようにしています。その上で、メールを送った時の反応を見ます。

相手によっては、メールは普通に使っていますという方でも、メールを送る時についでに見るだけという場合もあり、必ずしもこちらが思っているような使い方ではないことがあります。もちろん相手の方が悪いというわけではなく、その利用方法についてのこちらの認識が違っていただけなので、それを元に情報を伝え易い手段を検討します。

セキュリティやビジネスとプライベートの線引きの問題もありますが、今は連絡手段の選択肢は多くあります。その中でお互いが一番使い易いものを選べればストレスなく情報共有が出来るのかなと思います。

セミナーを主催する側としては、セミナーを受講する相手方の情報は限定されています。そうなると、メールを送っていたとしても、確認しているという確認も必要な場合もあるでしょう。メールを送りますという電話についても、相手に確実に情報を伝えるという意味で、必ずしも必要ないとは言い切れないのかなと。

ただ、電話に出なかった場合など上手く連絡が取れなかった場合には、ひと手間も二手間も掛かってしまいますが。相手の反応が分からないと複数の手段で情報の伝達が必要になりますが、案内メールに対して返信いただくように依頼する文面を付けておけば、それを読んで返信してきた方には確認の電話は不要となるのかなとは思いますが。

おわりに

業務の効率化の観点などから、電話を使わないという選択肢もあるとは思います。私自身もそういったご意見を見聞きしているからか、知らない間に、電話で連絡されることに否定的な気持ちを持っていたのかもしれません。

瞬間的にそのことの是非を判断するばかりでなく、きちんと自分の考えでものごとを判断出来るようになりたいなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！