システム化されたものをチェックするためのシステムは必要ないのか？

システム化されているということを、一概に定義することは難しいところです。

例えば、今まで紙で申請していたものが、パソコン等を使って紙での申請でなく、データで申請出来るようになった。これはシステム化されていると言えるでしょう。

この紙を使わなくてもよくなった、ということを単純に良い悪いで判断することは出来ませんが、効率化という観点でいえば、せっかくシステム化されたのであれば、その手続きについては、出来るだけ紙を使わないようにしたいものです。

申請者のみの場合のチェック

書類を作成して、申請する。

この時の登場人物が、申請者と申請先だけであれば、工程として、申請者は書類を作成して、チェックして、提出するという流れになります。

紙で書類を提出する場合には、書式なども重要となりますので、紙で印刷したものを目で見て形式が整っているかをチェックすることも必要となります。

システム化されていて、電子申請する場合には、書式はシステムの設計で決まっているので、その内容のみが重要となりますので、わざわざ紙に印刷してチェックするということは必要ないかもしれません。

それでも紙で印刷したものを見ないと不安だという場合もあり、紙でのチェックがまだまだ主流のような印象です。

これもある意味では慣れの問題という面もあるので、パソコンの画面などに表示させて、チェックするということに慣れていけば違和感はないのかもしれませんが。

申請者の内部でその申請書に関わる人が複数いることはよくあることでしょう。その場合には、内部で同じシステムを使って同じデータを共有することが出来るので、内部でチェックするときにもそれ程手間はかかりません。

第三者が介在する場合のチェック

これが外部の第三者のチェック・確認が必要な場合には、ひと手間かかることがあります。申請者が作成した書類を第三者が確認しないと申請出来ない。

別の記事になりますが、そうした事例を図解したものがありますので、そちらもご参照下さい。

業務のシステム化を進めるときには責任範囲の隙間を意識しておく

外部の第三者が介在することで、同じデータを必要な部分に限定して、開示する仕組みが必要となります。

たまたまかもしれませんが、私が関わった事例で、特に官公庁の手続きのシステム化においては、この第三者が介在するチェックのシステム化が整備されていないなと感じたことが立て続けにありました。

例えば、小規模事業者持続化補助金の電子申請の場合。

補助金の内容等については、別の記事でもまとめていますので、そちらをご参照ください。

事業を続けているなら小規模事業者持続化補助金を検討してみる

こちらは、管轄の商工会議所から申請書類の確認後に発行してもらう書類があります。
その手続きについて、Jグランツというシステムを使った場合のマニュアル記載にはこう書かれてあります。

日本商工会議所ホームページ
令和元年度補正予算日本商工会議所小規模事業者持続化補助金
電子申請について
３．操作手引書
・小規模事業者持続化補助金申請におけるJグランツ入力手引（PDF）

内容が分かればいいとはもちろん思うのですが、こうした画面コピーで代用する手法というのは何度か目にすることがありました。極端にいえば、画面を見せて確認してもらえばいいのでは、ということなのでしょう。

チェックの種類と必要性

チェックには大きく分けて２つ種類があるのかなと思います。

・形式チェック
・内容チェック

もちろん色々な考え方などあるので、これが正解ということではありませんが、一つの考え方ではあります。

形式チェックは、書類の体裁などの見た目のチェックになります。申請者の数だけ事情が異なる内容のものを一定の形式に落とし込んだ形で、公平に効率的に手続きを進めるために必要なものになります。

内容チェックは、そもそもの趣旨に沿ったものであるか、各項目で求められた内容に沿った記載であるかのチェックになります。チェックする側としては、明確に定義出来ない部分があるので、チェックする側の裁量に寄るところが大きいかなと思います。

電子申請など申請手続き自体がシステム化されていれば、申請者の作成段階で、形式チェックは合わせてシステム化することが出来ます。

必要な項目に入力がなければ、エラーが出る。必要な書類の添付が抜けていれば、先に進めない。こうしたシステム上のチェックをかけることが出来ます。

内容チェックについては、どうしても人が介在したチェックとならざるを得ないので、自動化というのは難しいところではあります。だからこそ、内容を見やすくする仕組みというのは重要になるでしょう。

紙の書類を使った申請を続けること自体に大きな意味はないかもしれませんが、人が目で見て確認するのに必要な情報が網羅された書式というのは、価値があるものもあるでしょう。

電子申請だから、紙での書式を出力することは良くない、という風潮があるのかは分かりませんが、内容チェックが必要な場合には、書式を整えるということも必要なのではないかなと思います。

何もその書式を紙で印刷する必要はなくて、前項のJグランツのマニュアルのようにPDFファイルとして保存すれば、画面上で確認することも出来るでしょう。

こうしたチェックのためのシステム化についても、合わせて検討することが必要かなと思います。