給与明細を渡すときの紙・データ・Web明細の比較

多様な働き方が広がっていく中で、会社に出社して仕事をする、ということが当たり前ではないという感覚が浸透してきていると感じています。

今までは、大企業が制度設計含めて進めている、というイメージだったものが、2020年に始まるコロナ禍においては、規模の大小に関わらずリモートワークなどが推進され、導入されているケースが増えてきました。

リモートワークとなり、会社で顔を合わす機会が少なくなって、これまでのやり方を変える必要があるものは色々とありますが、給与明細の渡し方もその一つです。

今回は、給与明細の渡し方について、紙・データ・WEB明細の工程を確認しながら、使い分けについてまとめてみました。

給与明細を渡すという工程

給与明細を渡すという工程は、毎月の給与計算の中で一番最後の部分になります。

給与計算の過程については、別の記事でもまとめています。

給与計算のひと手間を減らす～概要編～

上記の記事でも触れていますが、給与計算の過程としては、

１．出退勤の記録
↓
２．月ごとに労働時間等の集計
↓
３．給与計算
↓
４．給与振込
↓
５．明細配布

というのがざっくりとした流れになります。

今回は「５．明細配布」について取り上げているのですが、方法は色々とあります。

上記の記事でも触れていますが、例えば下記の方法が挙げられます。

　①手書き給与明細
　②Ｅｘｃｅｌ等で作成して印刷した明細
　③システム等から印刷した明細
　④PDFファイル等にデータ化した明細
　⑤Web明細
・・・

これらを給与明細の渡し方という視点で見ていきます。

紙の場合

給与明細を紙で渡す場合、

印刷
↓
仕分け
↓
配布

というのがざっくりとした作業の区分になります。

前項「給与明細を渡すという工程」の例で言えば、

　①手書き給与明細
　②Ｅｘｃｅｌ等で作成して印刷した明細
　③システム等から印刷した明細

が該当することになります。

データの場合

給与明細をデータで渡す場合、

データ出力
↓
保存・整理
↓
配布

というのがざっくりとした作業の区分になります。

前項「給与明細を渡すという工程」の例で言えば、

④PDFファイル等にデータ化した明細

が該当することになります。

Web明細の場合

給与明細をWeb明細で渡す（公開する）場合、

データ準備
↓
公開

というのがざっくりとした作業の区分になります。

前項「給与明細を渡すという工程」の例で言えば、

④PDFファイル等にデータ化した明細

が該当することになります。

それぞれの方法の使い分け

これだけシステム化が進んでいる中で、一般論で言えば、紙での配布は非効率と言われるかもしれません。

ペーパーレスが推進されている流れであれば尚更です。

しかしながら、個別に配布するという意味では、紙で配布してもメール等でデータで配布しても、その作業工程自体はそれ程変わるものではありません。

違いがあるとすれば、リモートワークなど会社の拠点にいない人に給与明細を渡す場合には、紙の場合には、郵送又は取りに来てもらうという工程が一つ増えるので、データで渡す方が効率的ではあります。

また、メール等で送信していれば、その記録が残るので、後で確認することも出来たりします。

紙で渡す・データで渡すというのは、ある程度の人数までであれば個別に対応出来ますが、人数が増えてくると、その準備に人数分だけ時間がかかることになります。

その場合には、Web明細の方が効率的になってきます。紙で渡す・データで渡すと比べると、「配布という工程が１つ減るので、その分手間を減らすことが出来ます。

その分の手間は、給与明細を受け取る側が、個々に閲覧しに行くという手間に変わっているといえなくもないですが・・・。

何人以上であれば、Web明細の方がメリットがあるというのは一概には言えませんが、Web明細に係るコストによっては、5人以上になってくれば検討してもいいかもしれません。

一例ですが、MyKomonというシステムでは、税理士事務所等経由の利用が前提ですが、Web明細の機能を追加するのに、

弊所事務所の場合であれば、消費税込で、

従業員用ID10人分まで
550円/月
10人を超える場合
1IDごとに55円/月をプラス

としています。

Web明細を利用することで減る手間と、毎月かかる利用料とを比較して検討することとなります。