先々のスケジュールまで決め過ぎない
これまでこのブログ記事でも何度か取り上げていますが、税理士として独立開業するにあたって、スケジュール管理についてアレコレと試行錯誤を繰り返しています。
上手くいくこともあれば、失敗だったなと思うこともあり、まだまだ完成形には程遠いところです。
ただ、その中でも、こうしない方がいいかなという感覚みたいなものは身に付いてきました。
先々のスケジュールまで決め過ぎない、ということもその一つです。
スケジュール管理は大事
基本的には事務所で一人で仕事をすることになる。
きちんと決めたこと以外の自分の意思の弱さを自覚している。
年齢を重ねれば記憶力が落ちていく。
・・・など諸々の要素を考えて、独立開業するにあたっては、スケジュール管理をきっちりしようと思い立ちました。
具体的には、１日の予定を時系列で計画して、実践して記録していくというもの。
自分の中でのルール付けやシステムの利用も積極的に行ってきました。
そこまでする必要がある？と思われるかもしれませんが、慣れれば特に大変ということはなく。
もっときちんと管理しているという人もいるので、それに比べればマシな方ではという気持ちがあります。
ただ、やり過ぎてしまうと、「スケジュール管理」の管理が必要となってしまうので、その辺りの線引きは自分なりにしています。
その一つが先々のスケジュールまで決め過ぎないということ。
時系列の時間単位でスケジュールを計画するのは、基本的には当日だけです。
場合によっては、翌日の分まできっちり決める時もありますが、レアケースです。
後は、相手があって日時が決まっているスケジュールについては、先々の日時や詳細までスケジュールに入力しています。
その他のスケジュールについては、内容と時間の枠を箱のようにとりあえず積み上げていくようなイメージで入力していきます。
作業的な仕事であれば、期限などを考慮して、大体の実施日を適当に決めて放り込んでいくというところでしょうか。
そうして、その日のスケジュールが一定の時間を超えれば、キャパオーバーとして、別の日に振替ていく。
こうした繰り返しで日々のスケジュールを管理するようにしています。
本当は、先々のスケジュールまできっちり決めている方がいいのかもしれませんが、自分なりの運用方法の考え方に基づいて、きっちり決め過ぎないようにしています。
予定は未定
「予定は未定」
よく言われることですが、的を射た言葉だと思っています。
ただ、スケジュール管理を突き詰めていくと、「予定は未定」をなくすことだとも思っていますので、悩ましいところです。
よくよく考えてみると、自分自身にとってのスケジュール管理の目的は、自分がダラダラせずに、やるべき仕事を忘れないようにする、という現実的なもの。
そうすると、「予定は未定」をなくすというよりも、「予定は未定」を極力減らすぐらいの取り組みでいいのかなと。
スケジュールは変わるものです。
相手の都合で一方的に変更となることもあれば、お互いの都合を考慮して変更となることもあるでしょう。
場合によっては、スケジュール自体に無理があって、スケジュールが終わらないから変更となることもあります。
色んな要素があるからこそ、画一的にスケジュールの変更を嫌がってしまうと、なかなか前に進まないこともあるものです。
スケジュールの変更を前提としていれば、変にストレスを感じずにスケジュール管理を進めることが出来ます。
ただ、全てのスケジュールをそうしてしまうと、収拾がつかずに、スケジュール管理にならないので、当日もしくは翌日ぐらいのスケジュール管理はきっちりしておく。
その辺りのちょうど良いバランスというのは、自分の中で決めておきたいものです。
取り組む姿勢も変わる
変更があることを前提としている場合でも、それは通常の仕事への取り組む姿勢を前提として、スケジュール管理を行っているものです。
今日のスケジュールは、
09:00～ 打合
10:00～ 資料作成
11:00～ 来社
・・・
となっている場合。
そのスケジュールをその通りにこなしていくことになります。
「打合」や「来社」などは相手がある予定でもあり、こちらの都合だけで安易に変更などは出来ないものです。
これが自分で完結出来る予定ばかりの場合はどうか。
09:00～ A資料作成
10:00～ B資料作成
11:00～ C資料作成
・・・
となっていて、どの仕事も期限などは余裕がある。
ちょっと体調が悪いというときには、スケジュールを変更するという選択肢も出て来るものです。
体調が悪いとまではいかなくても、何となく気分が憂鬱な時、やる気が出ない時、そうしたことも日々の中ではあるでしょう。
場合によっては、今日は息抜きがしたいと思うことも。
私の場合は、独立開業しているということもあり、その辺りの時間の自由さを比較的コントロールし易い環境にいます。
そうすると、パッと思い付いて、行動に移しやすかったりするものです。
今月は季節の変わり目ということもあってか、体調が優れない時があり、スケジュールの変更を何度か行いました。
無理すれば、あらかじめ決めたスケジュールをこなすことは出来たのですが、朝の時点でスケジュール変更を決めました。
別の日には、前から見たかった映画を朝一番で観に行こうと思い立って、スケジュールの変更をしてみたり。
別にサボっているわけではありませんが、平常モードでのスケジュール変更とは違ったきっかけというのもあるものです。
それらを含めて、先々のスケジュールまで決め過ぎないようにしています。
おわりに
スケジュール管理をきっちりしようとすると、一つ上手くいかないことがあると、全体が崩れてしまうこともあります。
続けることが大事なので、そうした事態に備えつつ、きちんと、でも緩やかにスケジュール管理をコツコツとしていきたいなと思っています。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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