資料の提供の仕方でひと手間減らす

相手に説明したり、情報を提供する際には、話すだけでなく、より理解を深めるために、図解やグラフなどを盛り込んだ資料の提供を行うことが一般的です。対面である場合には、その資料を紙で用意して目の前で見ていただきながらということが多いでしょう。

今回は、資料提供の仕方について、工夫している点を取り上げてみます。

資料の提供の仕方

税理士として顧問契約を締結している場合、月次ベースであれば、月次報告を行う際には、試算表など会計ソフトから出力する資料やそれらにプラスした分析資料などクライアントに対して提供する資料を用意することが一般的です。もちろん事務所によって、顧問契約内容によって、報告内容はそれぞれ変わってくるでしょうが。

それらの報告資料については、紙で印刷したものを準備して、クライアントに提示することが多いという印象です。事務所によっては、ペーパーレス化を進める一環で、電子データでの提供を推進しているところもありますが、まだまだ大多数とはいえないようです。紙の資料を見ながら説明する・説明を受けるというのは、まだまだ馴染みがあるので、そこを変えていくというのはある程度思い切って行うという勢いも必要になります。

目で見ながら、耳で聞いて、内容を理解していくという意味では、提供する資料は、紙でも電子データも変わりはありません。紙の資料の代わりに、ノートＰＣやタブレットに映し出した電子データをお見せしながらというのは、違和感がある場合もあるかもしれませんが、セミナーや会議などで、会場の前面にプロジェクターで説明資料を投影するということが当たり前になりつつある今であれば、それ程抵抗はないのかなと思います。

資料提供をデータ共有と位置付ける

資料を提供する場合には、資料の取り扱いについて、３段階に分けて考えてみます。

①資料の準備
②資料の提供
③資料の保管

①資料の準備
資料を準備する際には、今ではＰＣ等を使って、資料を作成することがほとんどかと思われます。ですので、この段階で、紙か電子データかというのはあまり考えることはありません。作成した資料をチェック・確認するのに、紙で印刷するのか電子データのまま画面で行うかなどありますが、今回の趣旨とはちょっと違うのでここでは考慮していません。

②資料の提供
資料の提供の際に、前項で出て来た紙か電子データかを考える必要があります。それまでの関係性など考慮すべき点はありますが、最終的にはお互いにとって、デメリットが一番少ない方法を選択することが大事かなと思います。

③資料の保管
資料を提供した側は忘れがちですが、提供された資料の保管というのは、意外と難しい問題です。これは紙でも電子データでもそれ程変わりはありません。紙であれば、保存しておくのか廃棄するのか、保存するのであればいつまで保存するのか、どこにどの分類で保存しておくかなど考える必要があります。電子データであっても、後からメール等でデータを受け取った後、どこに保存しておくのかなど紙と同じ問題が起こり得ます。

これらの問題を全て解消することは出来ませんが、資料を受け渡しするのではなく、データを共有することで解決出来る場合があります。お互いにデータを共有する場所を認識しておいて、そこに随時アクセスする。資料を準備したら、データを共有する場所に保存しておき、資料を提供する際には、その共有する場所に保存されたデータを表示させて説明・報告を行う。その後は、既にデータは共有する場所に保存されているので、別途資料を保管するという作業は必要ありません。

これらデータを共有するということを実現するには、クラウドサービスを使うことが一般的です。今は、無料のサービスも充実しているので、そちらを利用することも可能です。有名なところでは、「Dropbox」や「Googleドライブ」などがあります。もちろん弊所でもこれらのサービスに対応していますので、既に使われているシステムに合わせて、サービスを提供することは可能です。

それらのサービスはWeb上に有用な情報が多くありますので、それらの紹介は敢えてせず、弊所で使用しているMyKomonの「共有フォルダ」を例に具体的な流れをご紹介していきます。

データ共有の方法（MyKomonの「共有フォルダ」の場合）

MyKomonについては、別の記事でも取り上げているので、そちらをご参照下さい。

給与計算のひと手間を減らす～MyKomon編～

データを共有する場所として、弊所からクライアント先にMyKomonのＩＤ・パスワードを発行し、共有する場所を設定します。

MyKomonマニュアルより

弊所の場合は、フォルダを「月次報告」「決算報告」などに分けて、「月次報告」では月別のフォルダに報告資料をPDFファイルで保存しています。

もちろんクライアント先によって、運用方法を変えることも可能ですので、年度の終わりには年間がまとまった資料だけ紙でお渡しするなど対応している場合もあります。今まで紙でもらっていた報告資料の処分に困っていたなどのお声もいただいていたので、そのような場合にはお互いの手間暇が減ったとお喜びいただいています。

おわりに

それまでのやり方に沿って行うことも大事ですが、本当にそれがお互いに必要なことなのかというのは意識しておきたいものです。全てに無駄なことがあるとは思いませんが、何かしらやり方はあるのかなと思っています。もちろん、事情を聴いてみると、色々な考え方があって、それはこれまで通りでとなることもありますので、それはそれでお互いに納得できるのかなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！