時間に余裕がないなと思った時にチェックすること

税理士として独立開業してから、2年目の年末調整・確定申告の時期を迎えています。1年目の時は、これまでのやり方を踏襲する部分と新しく自分で考える部分とがあって、新鮮な気持ちで無我夢中に取り込むことが出来ました。

1月も後半となると、年末調整の目途は立ってきて、確定申告への準備などに移行しつつありますが、2年間なのに、時間に余裕がないなと感じることが多くなってきました。

今回は、その辺りの振り返りを含めて、軌道修正していくために考えたことについて、まとめてみました。

予定時間を超過する

税理士として独立開業したときに、まず考えたのは、時間に余裕を持って仕事に取り組めるようにしようということでした。もちろん仕事をしたくないということではなく、時間に追われて、日々の業務をこなすので精一杯という仕事のやり方は目指したくないなと。

そのために、時間管理をきっちりしようとプライベート含めてスケジュール管理に取り組んできました。その辺りは、別の記事でも書いています。

偶然出来た空き時間も有効活用する

 小さな達成感を積み上げる

１日の予定を終了時間を決めて、割り振っていくような形です。基本的には、時間で区切るのではなく、その業務が終わるまで、としていますが、その辺りの精度を高めるために、予定時間に余裕を持たせたり、詰め込み過ぎないようにコントロールすることを心掛けています。

しかしながら、1月に入ってから、一つの業務に割り当てた予定時間を超過することが増えてきました。事務所で行う業務については、１６～１７時を目途に終わらせるようにしていますが、１８時を過ぎたり、それでも終わらず翌日以降に持ち越したりする日もありました。

毎日遅くまで働かれている方からすれば、何を言っているのかということかもしれません。私自身も、以前は仕事が終わるまで、出来るだけ翌日以降の負担を減らしたいので前倒しで仕事をするため、遅くまで残ることが常態化していました。そんな感覚からすれば、１８時を過ぎるぐらい何の問題があるのか、と思われるかもしれません。

終わる時間の問題というよりも、決めた時間に終わることが出来ず、時間のコントロールが出来なくなりつつあることに危機感を持つようになったというところです。

予定時間を超過することで、時間に余裕がなくなり、時間に追われている感覚になりつつありました。このままでは、以前と同じになってしまうと思い、直近の時間の使い方を振り返ってみることにしました。

習慣がズレている

仕事にしても、勉強にしても、一気にまとめて行うよりも、毎日小分けにしてコツコツと積み上げていく方が自分にはあっているなと思っています。なので、毎日続ける習慣のようなものを決めています。

いわゆるルーティンというものでしょうか。その言葉自体に否定的であったり、その言葉を使う人に対しても、何かあるというわけではありませんが、私自身は何となくルーティンという言葉は使っていません。

おそらく、そんなに格好いいものではなく、横文字にして言っている自分がむずがゆいような感じがするからだと思います。他の人のようにルーティンという言葉に見合ったことが出来ている人を見聞きすると、素直に格好いいなと思うのですが。

話が逸れましたが、その習慣を続けるために、出来るだけ朝一番の、仕事を始める前の時間帯に行うようにしています。そして、短い時間で出来るものを組み合わせて、無理なく続けられることも主眼としています。この辺りは、他の方が実践されていることをブログなどを参考にしながら、真似させてもらっていることが多いです。

一例を挙げると、
　06:30～06:45　読書（専門書やそれに近い難しめのもの）
　06:45～07:00　自分の経理
　07:00～07:15　タイピングの練習
　・・・
などです。この流れで、このブログ記事まで書くようにしています。

予定時間の超過が顕著になってくる以前から、この朝の習慣が時間通りに終わらずに、ズレてきているなと感じていました。その要因は、実は明確で、普段10～15分程で終わる「自分の経理」に時間がかかるようになっていたからでした。

「自分の経理」については、クラウド会計を使っていて、前日までの口座・クレジットカード明細情報等の取り込み・内容の確認・科目の割り当て等を行い、現金等で支払った領収書を取込用のExcelに入力するぐらいの作業をしています。

普段から会計業務をして慣れているから、早くできるのではと思われがちですが、特にそんなことはなくて、毎日やっているので、処理する量が単純に少ないから時間がかからないだけです。もちろん、元々取引量自体も多いわけではありませんが。

それが、１月に入ってから、自分の確定申告の処理も進めており、毎日の経理処理と合わせて、１年分の仕訳を見直したりなど気になったところを思うがままにしていました。これが良くなかったようです。

前年も、自分の確定申告処理は、１月から始めていましたが、毎日の習慣の「自分の経理」の時とは別に、「自分の確定申告」という時間を確保するようにしていました。そうすることで、毎日の習慣に影響することはありませんでした。

この朝の習慣のズレが他の予定にも波及して、時間のズレだけではなくて、遅れているという気持ちから、焦りも出て来て、上手く集中できないというように悪循環に陥ってしまいました。

軌道修正するために

１月は、通常業務に加えて、年末調整業務と確定申告の準備なども加わるので、時間の使い方はより重要になります。その時期に、習慣の時間がズレてしまい、予定時間が狂い始めていました。

これらを軌道修正するために、まずは毎日の習慣と業務の切り分けを改めて行うようにしました。例で挙げた、「自分の経理」は前日分の経理処理に留めて、他の数値等の確認は行わない。メールチェックは、内容を確認するだけで、すぐに返信出来るのものはその時に返信するが、時間がかかりそうなものは後で業務として時間枠を取るようにする。こういったことをより意識するようにしました。

その上で、朝の習慣以外の部分で、業務の時間枠を16時までの時間で当てはめていき、業務量の平準化を図っていきました。それでも16時までの時間だと割り当てしきれないようであれば、終了時間を延ばそうと思っていたのですが、冷静になってスケジュールを見ながら考えていくと、上手く当てはめることが出来ました。

これが16時を超過しないと当てはめきれないということになれば、改めて考える必要がありそうです。業務時間が短すぎるのか、業務量が多いのか。その辺りは、売上状況や業務状況にもよるかなとは思うのですが、おそらく業務量が多いので、セーブする方向で考えるような気がしています。

おわりに

忙しいことは良いことだ、というのも一理あるとは思います。暇だと最初は楽が出来て、好きなことが出来ると喜んでいらるかもしれませんが、収入が少な過ぎれば、時間を持て余して、不安にもなるので。しかしながら、忙しいことにかまけて、自己満足に終わらないように、日々アンテナを張りつつ、時間の使い方を考え続けたいものです。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！