GビズIDの申請で担当者を分ける場合の運用について

GビズIDを利用した申請についての記事はこれまで何度か取り上げてきました。

　ＧビズIDで算定基礎届を事前に電子申請する

　雇用保険被保険者資格取得届をＧビズIDで電子申請する

　雇用保険被保険者資格喪失届をＧビズIDで電子申請する～離職証明書は暫定措置～

　雇用保険被保険者資格喪失届をＧビズIDで電子申請する～2021年3月22日以降の離職証明書の取扱い～

　賞与支払届をＧビズIDで電子申請する

　労働保険年度更新をＧビズIDで電子申請する

個人事業や中小企業の場合、これらの手続きを代表者自身で行っている場合もありますが、代表者とは別の担当者が手続きをしていることも多いでしょう。

今回は、GビズIDを利用した申請で担当者を分ける場合の運用方法で工夫すべき点についてまとめてみました。

これらの情報は、2021年10月18日現在の状況となりますので、最新情報は、リンク先の情報等を合わせてご確認下さい。

GビズIDのアカウントの種類

GビズIDを取得するには、ざっくり言えば、代表者の名前で「gBizIDプライム」アカウントを取得し、その後に、担当者がいる場合には「gBizIDメンバー」アカウントを登録していきます。

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【法人／個人事業主向けマニュアル】
ＧビズＩＤクイックマニュアルgBizIDプライム編

「gBizIDプライム」アカウントを取得する際には、印鑑証明書など郵送によるやり取りが必要となり、取得まで一定の時間が必要となります。

「gBizIDメンバー」については、「gBizIDプライム」アカウントを取得していれば、Web上で即日発行することが可能となります。

「ワンタイムパスワードをSMSで受信」がネック

手続によっては、メールアドレスの登録だけでIDを取得出来る「gBizIDエントリー」アカウントで処理出来るものもありますが、ほとんどは「gBizIDプライム」or 「gBizIDメンバー」での手続きが必要となります。

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GビズＩＤで利用できる行政サービス一覧

「gBizIDプライム」・「gBizIDメンバー」アカウントと「gBizIDエントリー」アカウントとの大きな違いは、携帯番号を登録してSMSでワンタイムパスワードを受信するかしないかというところです。

アプリ認証という方法もありますが、携帯番号に依存するという意味では同じとなるので、同一のものとして話を進めていきます。

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【法人／個人事業主向けマニュアル】
ＧビズＩＤクイックマニュアルgBizIDメンバー編

業務として、GビズIDを利用した手続きを行うので、その担当者に会社などから支給している携帯電話があれば、その携帯番号を登録して、ワンタイムパスワードを受信すれば問題ありません。

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ＧビズＩＤクイックマニュアルgBizIDメンバー編

　
しかしながら、業務として利用するための携帯電話がない場合は、運用については工夫が必要となります。

想定される運用方法

・代表者が手続きする場合
「gBizIDプライム」アカウント取得時に登録した携帯番号については、自分自身で日頃利用しているものであれば、携帯電話を業務用に使うことには抵抗はないでしょう。

・担当者が手続きする場合
「gBizIDメンバー」アカウントを取得する場合、登録する携帯番号をどうするかの問題があります。

①業務用の携帯番号を利用する
会社などから支給している携帯電話がある場合には、その携帯番号を「gBizIDメンバー」アカウント取得時の携帯番号として登録すれば、特に問題ないでしょう。

②担当者のプライベートの携帯番号を利用する
担当者のプライベートの携帯番号を「gBizIDメンバー」アカウント取得時の携帯番号として登録することになります。

担当者の同意が必要なことが大前提ですが、同意を得られれば、その後の手続きとしてはスムーズとなります。

担当者が変わると、携帯番号の変更が必要となります。

③ワンタイムパスワードの情報を共有する
「gBizIDメンバー」アカウントの登録はせず、「gBizIDプライム」アカウントで担当者に手続きを進めてもらいます。

「gBizIDプライム」アカウントに登録された携帯番号に送信されたワンタイムパスワードを代表者から担当者に伝えることになります。

代表者が近くにいる時に手続きをしてもらう、メッセージアプリなどで転送するなど、場合によって共有する方法を検討することとなります。

ワンタイムパスワードには有効期限があるので、すぐに共有できない場合には、あまり有効ではないかもしれません。