「仕事の段取りと時間管理術講座」を受講してこれから実践すること

今までスケジュール管理やタスク管理など、時間を管理するということに創意工夫をしてきました。今もまだ試行錯誤中ですが、ある程度自分なりのスタイルのようなものは出来つつあるかなと感じているところです。

その元となる考え方は、主に書籍やWebから得た情報を自分に合うようにアレンジしてきたものですが、よくよく考えると、セミナーなどで実際の声をお聞きしながら学ぶということをしていないことに気が付きました。

たまたま大阪商工会議所のセミナーで時間管理術についてのものがあったので、申し込んでみました。

講師は、時間管理を専門に扱うコンサルタントの方です。

有限会社ビズアーク時間管理術研究所
時間管理コンサルタント水口和彦さん

今回は、セミナーを受講して得られたものを整理しながら、今後実践することについて、決意表明の意味も込めてまとめてみました。

今実践している時間管理について

このブログで、スケジュール管理・タスク管理に絡めた時間管理について、何度か取り上げています。

開業に向けて朝型の生活リズムに変えてみた

 午後に集中力が落ちることへの対策

 言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

 保留事項を忘れないためのひと工夫

基本的には、グループウェアのスケジュール機能を使って、日時が決まった予定はその都度すぐにカレンダーに入力していきます。

日時が決まっていないタスクなどは、かかる時間を予測してどの日にするかを入力していきます。

カレンダーを表示させるときには、タイムバーが表示されるものを選んでおり、予定を入力する時には、時間の枠をその日にはめ込むようなイメージです。

そうして、予定やタスクをカレンダーにはめ込んでいくことで、その日に業務に掛けられる時間数のバランスを見ていきます。

日時が決まっている予定以外のタスクをいつからするかというのは、当日の朝一で時間に落とし込んでいきます。

こうした時間管理を行うために、最近では月単位の表示でタイムバーも表示されるものを重宝しています。

スケジュールの表示形式を変えてみる

もちろん課題もまだまだあって、その解決方法は模索中ではあります。

例えば、朝一でその日の予定・タスクを時間に落とし込んでスケジュールを組んでいますが、一つ一つのタスクにかかる時間は見込みとなります。

ある程度の誤差は仕方ないとしても、１時間かかると踏んでいたタスクが２時間かかったとなると、その日の予定は狂ってしまいます。

過去の実績からタスクにかかる時間の予測の精度を上げるということも考えられますが、同じように見えるタスクでも毎回内容は違っていることはよくあります。

記帳代行で月次入力の処理をする場合、「月次入力」というタスクは同じでも、毎月の取引内容は変わるので、処理が必要な資料の種類や分量も変わってくる。

こうして、一つのタスクにかかる時間が大幅に超過されることで、その後に処理するタスクに影響が出て来ます。

その日の最後の方のタスクであれば、この日はこれぐらいに終わろうと思っていた時間を超過してしまい、ズルズルと働く時間が長引いてしまいます。

何かいい方法はないかなと感じていました。

空き時間を埋めるのではなく、作る

受講した口座の詳細な中身については、ここで取り上げるべきではないので、省略しますが、自分が課題と感じていたことへの解決策のヒントを得ることが出来ました。

一つは、空き時間を作る、ということ。

時間管理については、私が実践してきていることに近い内容で頭にスッと入ってきたのですが、空き時間の考え方については、気付かされることがありました。

その日のスケジュールを朝一で時間に落とし込んでいく際に、元々日時が決まっていた予定が入っている場合には、それ以外のところに、時間数を入力したタスクの枠をはめ込んでいくことになります。

例えば、この日は９～１２時、１３～１６時３０分で就業予定とします。

そうすると、タスクの当てはめ方としては、こうなります。

一見すると、ピッタリ当てはまって、問題ないように思えます。

しかしながら、タスクにかかった時間が予定をオーバーした場合、予定がズレ込んでしまいます。

私の場合、正にこういったことが起こっていて、スケジュールの組み直しに時間がかかることもしばしばあります。

こうしたことも想定して、空き時間を埋めるのではなく、作るというのは取り入れていきたいところです。

隙間なくきっちりタスクを詰め込むのではなく、余裕を持たせておく、こうしたことはよく聞く話ではありますが、改めて意識して実行することが大事です。

上記の例でいえば、タスクを分割する、タスクを翌日に回すことが考えられます。

もちろんタスクにかかる時間に余裕を持たせると、時間一杯使ってもいいと認識してしまい、時間を圧縮するために効率的にタスクに取り組むことを阻害してしまうかもしれません。

その辺りの判断は難しいところですが、初めて取り組むことであればより多くの余裕を持たせるようなやんわりとした基準をもっておくというのも一つの方法でしょう。

目標ラインに線を引く

その日に仕事を終える時間というのは、何となく決めてはいますが、状況にもよるので、結構柔軟に変えています。

早く終わる分には問題ないのですが、多くの場合、思っている時間を過ぎてしまうので、それが連続したりすると、時間が遅くなることに歯止めが掛からなくなります。

そうすると、仕事以外でその後にやろうと思っていることに支障が出て来るようになり、その日にそれが実行できない、翌日にズレ込んでしまうなどで、ストレスになることもあります。

ぼんやりと決めておくというのも柔軟な対応が出来て、良い点はあるのですが、時間を区切りたいと思っているならば、視覚的に意識出来るようにすることは大事かなと思います。

目標ラインに線を引く、というのは是非とも取り入れたいものでした。どちらかというと、紙の手帳のタイムバーのところにデッドラインのようなイメージで線を引くということでしたが、Webのスケジュール機能でも代替方法はあります。

繰り返しの予定などで、色付けしてやればデッドラインのように視覚で認識することが出来ます。