いつもと違う状況でも仕事が出来る環境作り

税理士として独立開業してからまだそれ程長い期間が経っているわけではありませんが、致命的ではないにしろ、ちょっとした事件みたいなことが起こります。

特に、事務所を借りてオフィスとしている場合には、思わぬところでトラブルが発生することもあります。

そうしたトラブルに備えて、日頃から仕事が出来る場所などの環境作りを考えておいて良かったなと痛感しています。

いつものように事務所で仕事が出来ない

2022年6月の終わり頃に、観測史上最速と言われる梅雨明けの宣言が出されて、連日35℃を超えるフライング気味の猛暑日が続いていました。

そんな時に、事務所の冷房が使えないという事態が発生。

詳細な状況や経緯などはここでは記載しませんが、とにかく冷房が使えない。

事務所には、扇風機などの送風のみの装備しかありません。

一時的な対策として、スポット的に冷気を送風する機器を購入するか?なども考えましたが、この短期間のためだけに買うのもどうか。

とりあえずは、新しく何か設備等を導入することなく、今の環境で何とかしのげないかを考えることにしました。

時間をズラす

事務所を使って、作業することを前提とすると、暑さをしのぐ必要があります。

新たに冷房機器などの導入をせずに、扇風機のみで過ごすためには、気温が低い時を選ぶしかありません。

外は暑いとは言っても、1日の中で暑さがマシな時間帯というのはあるものです。

そこで、早朝の時間帯を使うことを考えました。

いきなり早起きして、早朝から仕事をする!と言っても、簡単に出来るものではありません。

元々、税理士として独立開業してから、時間管理のためもあって、朝型の生活を送るようにしていました。

 開業に向けて朝型の生活リズムに変えてみた

そこで、更に開始時間を1時間程早めて、動き出すことにしました。

暑さが厳しい時期ではありますが、その分日の出の時間も早まっており、いつもより早く起きるとしても、外は既に明るくなっています。

なので、より動き易い状況ではありました。

早朝の時間帯であっても、梅雨の時期特有の蒸し暑さはあるので、すこぶる快適というわけではありません。

しかしながら、気温が上がらなければ、何とか過ごせるものです。

冷房が効き過ぎている部屋などに長時間いると、身体に変調をきたすこともあるので、適度に暑さを感じることは必要かなと前向きに捉えています。

パソコンで完結できる仕事

時間をズラすことで、ピーク時の暑さをしのぐことは出来ますが、それもお昼ぐらいまでが限界です。

日が昇って、太陽が照り付けるような状況が続くと、さずがに事務所に居続けることはしんどいです。

事務所以外での作業を考える必要があります。

仕事の内容によっては、事務所にある資料がないと作業が進まない、ということもあるかもしれません。

リモートワークを導入する時には、問題になりがちなところではあります。

しかしながら、その点については、以前から取り組んでいることでもあったので、パソコンで完結できる仕事というのは以前よりも増えてきています。

 資料の保管方法でひと手間減らす

 データを集約する仕組みを決めておく

といっても、まだまだ紙の資料で進める業務もあるので、そうした仕事を午前中に集中して事務所で行うというように区分けすることにしました。

後は、事務所以外の場所で、パソコンで完結出来る仕事を進めていくというようなイメージです。

事務所以外の場所で同じような環境

仕事の内容によっては、カフェや喫茶店などでも業務を進めることが出来るかもしれません。

税務会計の業務は、個人情報を含むものが多いので、そういった不特定多数の方が出入りする場所というのは、セキュリティ面も考えると、避けるべきでしょう。

そうなると、ある程度固有のスペースが確保出来ることが条件となります。

レンタルスペースなどは以前から利用するニーズはあったかもしれませんが、最近ではコロナ禍で、カラオケボックスやホテルの一室などをリモートワーク用の特別プランなどで利用しているケースも増えているようです。

もちろん、そうしたプランなどはこれからどんどん活用していくことで、新たな発見もあったりするでしょう。

自分に合った利用方法を見付けるきっかけとなるかもしれません。

しかしながら、今回に限っては見送ることにしました。

それは、とにかく暑いので、移動を極力減らしたいというのが、私にとっては最優先事項となっていたからです。

こうした事情を考慮すると、選択肢としては一つしかありません。

自宅を事務所以外で仕事が出来る場所とするのが一番効率的でしょう。

元々、自宅で開業している方からすれば、そもそも事務所を外に借りる必要があるのか?という疑問が出て来るかもしれません。

その辺りは、私自身もあれこれと考えて決めたというところです。

 開業する場所を決める時に考えたこと

今回も、娘の期末考査の時期に被っていたので、自宅で一人という環境ではなく、娘がテスト勉強をしているという状況の中で、仕事をすることになりました。

自宅では持ち運べる2画面用のディスプレイを置いているので、その時々の状況に合わせて、場所を選ぶことが出来ます。

Wi-Fi環境も事務所と同じにしているので、通信速度なども大きな違いはなく。

 Wi-Fiルーター入替時の備忘録(自宅編)

私の場合は、事務所以外の場所で同じような環境となると、自宅となりましたが、他の場所でも問題ないと思っています。

おわりに

今回は、冷房の問題でしたが、他の問題が起きた時に、事務所が使えなくても、対応することが出来るかなと思えるようになりました。

もちろんこれで完璧というわけではないので、また新たな運用方法などは逐一考えておきたいなと思いますが。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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