リズムが狂っていることを認識する仕組みを整えておく

税理士として独立開業してから1年半程ですが、いわゆる繁忙期というものがないような仕事のやり方を模索しています。

繁忙期が良い悪いということではなく、仕事が一定期間に集中してしまうことで、十分な検討が出来なかったり、ミスを誘発してしまったり、これまでの経験を踏まえて、自分には業務を平準化した方が合っていると考えるようになったというのが主な理由です。

しかしながら、先月5月は、開業してから初めて業務に追われた月となってしまいました。スケジュールをコントロールしきれないことを悔やむところがありましたが、よくよく考えると、リズムが狂っていることを認識出来ているのは良かったなと思えるようになりました。

今回は、その考えに至るまでの経緯についてまとめてみました。

日々のリズムを整える

開業する前から日々のスケジュール管理については、試行錯誤してきました。その辺りについては、何度か記事にしてまとめています。

開業に向けて朝型の生活リズムに変えてみた

 午後に集中力が落ちることへの対策

リズムを整えるということは、毎日の生活を同じように過ごすことと考えると、同じことの繰り返しばかりで、つまらなくなるのではと考えてしまうかもしれません。

しかしながら、毎日の生活の中で、全く同じことというのはほとんどなくて、何かしら違いがあるのものかなと思っています。

そう考えると、日々変化していくことを同じようにするというのは、実は大変なことで、努力が必要となります。

何もしなければ、日々の変化のうねりに翻弄されて、流されていくところを、自分の流れを作って維持していくようなイメージでしょうか。

周りから見れば、ただゆっくり真っ直ぐ進んでいるだけに見えても、実は流されないように多大な労力を割いているということはよくあることでしょう。

日々のリズムを整えるということは案外大変なものです。

5月に業務が集中してリズムが狂う

開業する前から少しづつ日々のリズムを変えていきながら、開業してからは、自分の裁量がより効きやすい環境になったので、積極的にリズムを整えることに注力してきました。

なので、税理士業界でよく言われる2月3月の確定申告の時期が特に忙しいというところも、業務が集中しないように上手くコントロールしながら淡々と過ごすことが出来ていました。

しかしながら、先月5月はそのコントロールが効かなくなってしまいました。

元々、自分が関与しているクライアントの法人では、3月決算の法人が一番多いので、業務が集中し易いということはありました。

5月の最初はゴールデンウィークということもあり、祝日も多く設定されています。勤務している頃は、休日出勤ということになりますが、開業してからは、祝日に仕事をすることを制限するものはないので、自分の任意ではあります。

しかしながら、自分のルールとしては、日曜祝日は休日と定めて、仕事をしないことを基本にしています。その辺りは別記事でも取り上げています。

周りが休みだとマイペースになり切れない

5月前半はこうしたルールに沿ってスケジュール管理をすることが出来ていました。これだけであれば、例年通りのスケジュール管理を行うことが出来たのだと思います。

想定外だったのが、一時支援金の事前確認でした。一時支援金の内容等については、別記事でまとめていますので、そちらをご参照いただければと思います。

一時支援金の事前確認の依頼について

 一時支援金の申請期限・延長手続き、月次支援金のスケジュール感

登録確認機関への登録は任意ですので、それらの業務の影響を受けたというのは自己責任ではあります。

その業務を受けたこと自体の良し悪しというよりは、その受け方をもっと考えるべきだったなという意味で後悔している部分はあります。

最初は、とにかく依頼があれば全て受けていました。来社や外出の予定がなければ、相手の都合に合わせて予定を埋めていきました。

一時支援金の事前確認については、資料等の確認で面談の時間をいただくことになります。資料の内容によってかかる時間の幅はありますが、概ね1時間程度です。

もちろん面談の時間だけで終わることはなく、スケジュール調整や必要資料・手続きの事前案内などを勘案すると、面談時間の倍以上は掛かることになります。

そうしてスケジュールを埋めてしまうことで、自分の裁量でスケジュールを変更できる業務時間の確保が難しくなってきました。

5月の後半には、日曜日も業務をすることになり、自分のルールを破ることになりました。それだけならまだしも、休日の習慣にしているジョギングの時間にも影響が出て来て、月２回のマラソンレッスンも初めて休むこととなりました。

リズムを狂わせないための方法を考える

勤務している時であれば、仕事だから仕方ないと諦めていたかもしれません。しかしながら、日々のリズムを整えることに多大な労力を費やしてきたことを思うと、これではダメだと思えるようになりました。

これも、日々のリズムを整える努力をしてきたからこそ気付けたことでもありますし、改善しなければと思えたのだと思います。

今回の反省点は、業務が集中する予兆を感じていたのに、その対策が出来ていなかったことです。

5月は3月決算の法人の申告があるので、ただでさえ業務が集中してしまうのに、通常業務以外の業務を安易に受けてしまったこと。

通常業務以外の業務でも必要と考えれば受けることはいいとして、スケジュールを勘案せずに進めてしまったこと。

こうした反省点を踏まえて、今後はスポット業務については、１日1件の枠として行うこととしました。

日々のリズムが狂ってきていることは、実は少しづつ感じてはいました。朝のルーティンの予定が毎日押している。夜のルーティンの予定を出来ない日が続いている。

こうした予兆を感じたら、出来るだけ早く軌道修正するようにスケジュール管理を見直していきたいなと思っています。