事務所の環境 備忘録その2(2020年2月18日時点)

前回の事務所の環境 備忘録その1に引き続き、現状の事務所環境についての備忘録です。
前回記載した内容については、記事を書いてから特に変化はありませんので、その他の状況についての続きになります。
細かく書こうと思うと収拾がつかなくなりそうなので、思い付くままに書いていきます。これから開業される方や既に開業されている方などにも何かの参考になれば幸いです。

事務所のパソコン周辺機器の環境

・マウス(LOGICOOL ワイヤレス レーザー式 5ボタン  M570

事務所でパソコンで作業する際に使用しています。ショートカットキーを駆使して、キーボード操作で効率よく操作することも必要とは思うのですが、今はまだマウス操作がメインです。以前は、光学式マウスを使用していたので、少しづつ前進はしているかなと思います。事務所以外でパソコンを使用するときには、タッチパッドで操作していますが、Surfaceで反応も比較的悪くないので、ストレスなく使えています。

・プリンタ(ブラザー レーザープリンター 複合機 A4モノクロ MFC-L2750DW

紙での出力は極力減らしていくように資料の提示の仕方なども変えていこうと試行錯誤中です。しかしながら、記帳代行を請け負っていることもあり、急激に紙での出力がなくなっていくということはまだないです。ここは意識の問題でもあるので、クライアントの意向に沿いながら、自分本位にならずに進めていきたいと考えています。
インクジェットプリンタでも綺麗に印刷出来る機器が増えてきているとは思うのですが、私自身としてはまだレーザープリンタで印刷した仕上がりが好みなので、レーザーを選んでいます。メーカーについては特にこだわりはないので、価格帯と相談しながら決めました。

・FAX (ブラザー レーザープリンター 複合機 A4モノクロ MFC-L2750DW

FAXというアナログなものは不要では?というお声も時々耳にします。実際に、FAXはなくても支障のない業務が多いですが、引き続きFAXでのやり取りを希望される方もいらっしゃったので、導入しました。別途FAXを設置となると、もう少し躊躇したかもしれませんが、複合機でプリンタやスキャナと一緒に導入が可能であったため、それ程手間もかからなかったです。
実際には、PC-FAXとして使用するので、それ程紙での出力はなく、データでの管理となっています。それ程不便を感じていないこともあり、セミナーの申込などついついFAXを使用してしまっています。本当に効率の良い方法というのは、日々追究していきたいと思っています。

・スキャナ(富士通 PFU ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500)

当面の目標としては、ペーパーレスではなくペーパーストックレスを目指しているため、スキャナは必須と考えています。何でもかんでもスキャンするわけではないですが、必要だと思ったものをすぐに指定の場所にデータで保存出来れば、後回しにしてデータ化をし忘れていたなんてことも極力無くすことが出来ると考えています。そのためには、データ化するツールと同様にデータを保管・整理するツールも重要です。データの保管・整理については、富士ゼロックスのDocuWorks(ドキュワークス)ソフトを使っているので、そのデータ形式でのデータ化にも対応できるScanSnapの拡張性に魅かれて導入しました。

今のところは、ドキュワークスで保管したいフォルダを開いた状態で、スキャンすればそのままそのフォルダにデータが保存されるので、手軽るで使いやすいです。

事務所で使用している会計・税務ソフト

・会計ソフト
会計ソフトのみEPSONの財務顧問R4をメインで使用しています。これは単純に前事務所からのデータのスムーズな移管のためです。自分の事務所自体の会計はMFクラウド会計を使用しています。事務所としては、クラウドへの対応も可能としており、今後は税務ソフトで使用しているJDLの使用も視野に入れています。

・税務ソフト
JDL IBEXクラウド組曲Majorを使用しています。理由は、単純に初期投資が抑えられて、申告等に必要な機能を最低限備えている中では圧倒的に年間使用料が安かったことです。ひとり税理士の方でも使っておられる方は比較的よく目にしていたので、致命的に使えないということはないのではと思い、導入しました。
今のところは、法人決算・年末調整・所得税の確定申告で使ってきましたが、操作が不慣れで手間取ることもありましたが、特に大きな問題はなく使えています。

小括

まだ開業して5か月目ですが、こうやって今の環境に至った経緯を書いていくと、自分が思っているよりも多くのことを考えて選択してきたのだと改めて認識できます。まだまだこれから改善したりすることも多くあると思いますが、そのヒントとなるように今の現状をコツコツとまとめていきたいです。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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プロフィール写真 税理士 藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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