事務所の環境 備忘録その4(2020年4月7日時点)

前回までの
事務所の環境 備忘録その1
事務所の環境 備忘録その2
事務所の環境 備忘録その3
に引き続き、現状の事務所環境についての備忘録です。
前回まで記載した内容については、その後特に変化はありませんので、その他の状況についての続きになります。
どこまで書いていくのか未だ固まっていませんが、今回も思い付くままに書いていきます。もうしばらくお付き合い下さい。
これから開業される方や既に開業されている方などにも何かの参考になれば幸いです。

事務所の収納環境

・紙などの資料保管 (ottostyle.jp 組み合わせ自由 キューブボックス 【鍵付き扉タイプ】

開業当初に購入したものは、別のメーカーのものでした。今は取扱いがないようですが、上記のものと同じです。
キャビネットや大きめの棚なども考えたのですが、限られたスペースなので、あまり圧迫感がないようにしたかったのと置き場所に柔軟性を持たせたいという思いがありました。

もちろん紙としての資料の保管はこれから無くしていく方向で進めており、独立開業後クライアントからお預りしたした資料はデータでの保管を原則としています。

前事務所から引き続いてのクライアントの資料に関しては、そのまま紙の資料も引き継がせていただいたので、主にはその保管場所として、また月次資料としてお預りした紙資料の一時保管場所として、使用しています。

一つのボックスに一つのクライアントを原則としており、今後関与させていただくクライアントが増えれば、ボックスも増やしていく計画です。

当初は、月次資料等を使った作業の際には、デスクまでこのボックスを持って来て作業を行い、終わったら戻すということも考えていたのですが、まだまだ資料の保管の意味合いが強く重たいので、そのやり方は断念しています。

・データ等の資料保管(Dropbox Business

データ保管用のサーバーの設置も考えましたが、紙の資料を保管しないペーパーストックレスを考えた場合、クラウドのサービスが必須かなと思い、よく知られたDropboxを導入しました。無料での使用も可能ですが、複数人での使用やセキュリティ面などを考慮して有料のDropbox Business Standardプランを使用しています。

これは私の勘違いだったのですが、有料のStandardプランでも月額1ユーザー1,250円となっていたので、最初は1ユーザーから始めればコストも抑えられるので、状況によって増やしていけばいいかなと思って申し込んだのですが、よく見ると最小3ユーザーという要件があったので、想定よりもコストはかかることになりました。

しかしながら、まだ半年程しか使っていませんが、多くのユーザーが使用して支持されているだけあって、ストレスなくむしろ効率よく運用できているので、コスト分は十分ペイ出来ていると実感しています。

特に訪問先でちょっと確認したい資料が出て来ても、その場で対応できるというのは、当たり前に使用されている方からすれば今更かもしれませんが、非常に助かります。

その分情報漏洩のリスクもありますが、Windowsでログイン認証やDropboxでの2段階認証など、絶対大丈夫とは言い切れませんが、出来る対策は講じています。

事務所の飲食に係る設備

・ウォーターサーバー(アクアクララ

事務所内での飲食については、当初あまり考えていませんでした。特に普段から温かいコーヒーや紅茶を飲んだりという習慣もなく、事務所のマンションの1階にコンビニがあるので、都度買いにいけばいいかなぐらいに考えていました。

たまたま、梅田のヨドバシカメラに冷蔵庫を見に行ったときに、アクアクララのキャンペーンのブースがあって、興味を持ちました。他のメーカーと比較したりせず、悪い点が特に見つからなかったので、申し込んでみました。

3か月ぐらいで使ってみて、全く使わないのであれば解約でもいいのかなと正直思っていましたが、半年経った今でもまだ使っていてもいいかなと思っています。

使う頻度が極端に多くなったりしたわけではないですが、すぐにお湯が出るので、定期的に温かい緑茶や紅茶を飲むようになりました。お湯を沸かしたりなどひと手間が温かい飲み物を飲む習慣の妨げになっていたのかもしれません。事務所でお弁当など買って食べる時にも、インスタントのみそ汁を付けられたりして重宝しています。

過剰な備蓄をしているわけではありませんが、自然災害などに備えて水を一定量ストック出来ているというのも今後は役立つことになるかもしれません。色々なことを総合するとまだしばらくは続けていってもいいかなと感じています。

・冷蔵庫(ツインバード 霜取り不要 2ドア冷凍冷蔵庫 110L ホワイト HR-E911W

来客などに備えて、水以外の冷たいものが出せるようにと購入してみました。ドリンクをまとめて購入して冷やしておけるので便利なのですが、開業が10月で秋から冬に向かう季節だったため、冷たい飲み物の需要がだんだんと減っていったことは少し誤算でした。

しかしながら、自分の飲み物であったり、いただいたお土産を冷やしておいたりと、ちょこちょこ使うことがあるので、あってよかったなとは思います。

特にこれから夏へと向かっていくので、更なる活躍が期待できるかなと。

おわりに

事務所に来ていただいた方には、スッキリしていますねと言っていただくこともあります。それも有難いお言葉なのですが、あまり物がないからでもあるので、複雑な気持ちでもあります。

その割にこうやって事務所の備品などを記載していくと、意外とたくさんあるなと少し驚いています。今はまだ物が増えていく段階ですが、そろそろ使わないものなどは減らしていくことも心掛ける必要があるかもしれません。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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プロフィール写真 税理士 藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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